Como abrir uma empresa no Simples Nacional

Sonhar em ter o seu próprio negócio é algo que move milhares de brasileiros todos os dias. Mas a burocracia e os desafios legais muitas vezes parecem um labirinto difícil de navegar.

Se você está nessa jornada de empreendedorismo e quer entender como transformar seu projeto em realidade, especialmente utilizando o Simples Nacional, veio ao lugar certo!

O que é o Simples Nacional

Imagina poder gerenciar sua empresa com menos burocracia e impostos mais acessíveis? É exatamente isso que o Simples Nacional promete.

Criado para ajudar pequenos negócios, esse regime tributário simplifica a vida de empreendedores que estão começando ou já têm uma empresa em funcionamento.

O Simples Nacional nada mais é do que um sistema de tributação diferenciado para micro e pequenas empresas. Ele unifica diversos impostos em uma única guia de pagamento, tornando a gestão financeira muito mais simples.

Esse modelo foi desenvolvido para incentivar a formalização de pequenos negócios, oferecendo condições mais favoráveis para quem está iniciando sua jornada empreendedora.

Para muitos empresários, o Simples Nacional funciona como uma verdadeira tábua de salvação. Ao reunir diversos tributos em uma só cobrança, o sistema reduz a complexidade burocrática e oferece alíquotas mais baixas comparadas a outros regimes tributários.

Isso significa menos dor de cabeça na hora de cuidar das obrigações fiscais e mais tempo para focar no crescimento do seu negócio.

Os benefícios vão além da simplificação tributária. Empresas no Simples Nacional têm processos de abertura e manutenção mais ágeis, além de possibilidade de crédito mais facilitada e menor custo de conformidade fiscal.

É como ter um “facilitador” para sua jornada empreendedora.

Vale lembrar que o Simples Nacional não é um “salva-vidas” para todos os tipos de negócio. Existem regras específicas e limitações que precisam ser compreendidas antes de optar por esse regime.

Mas, para a maioria dos pequenos empreendedores, representa uma excelente oportunidade de começar com o pé direito.

Requisitos para abertura de empresa no Simples Nacional

Nem todo mundo pode entrar no Simples Nacional. Existem critérios específicos que precisam ser atendidos para garantir que apenas empresas com determinado perfil possam usufruir desse benefício.

Vamos destrinchar esses requisitos de forma clara e direta.

O primeiro grande critério é o limite de faturamento. Atualmente, para estar no Simples Nacional, sua empresa precisa faturar até R$ 4,8 milhões por ano.

Esse valor pode parecer alto, mas funciona como um “teto” que protege pequenos e médios empreendimentos. Se seu faturamento ultrapassar esse limite, será necessário migrar para outro regime tributário.

Além do faturamento, existem algumas restrições importantes. Alguns tipos de negócio não podem optar pelo Simples Nacional, como bancos, empresas de telecomunicações, concessionárias de energia e alguns serviços especializados.

É fundamental verificar se sua atividade está elegível antes de dar entrada no processo.

Outro ponto crucial é a quantidade de sócios e a composição societária. O Simples Nacional tem regras específicas sobre quem pode fazer parte do quadro societário.

Por exemplo, não podem ser sócios pessoas jurídicas ou pessoas que já possuem outras empresas que impeçam a opção pelo Simples.

A localização também importa. Cada estado pode ter regras complementares que precisam ser observadas.

Alguns municípios têm requisitos adicionais que podem impactar diretamente na sua decisão de abertura de empresa.

É importante ter em mente que esses requisitos não são para complicar sua vida, mas para garantir que o sistema funcione de forma justa para todos os empreendedores.

Fazer uma verificação prévia cuidadosa pode evitar dores de cabeça futuras.

Documentos necessários

Chegou a hora de reunir todos os documentos. Pode parecer assustador, mas com organização, esse processo se torna bem tranquilo. Vamos listar tudo o que você vai precisar para dar entrada na sua empresa.

Primeiro, os documentos pessoais são fundamentais. Você vai precisar de RG, CPF, comprovante de residência e título de eleitor de todos os sócios.

Se algum dos sócios for casado, também será necessária a documentação do cônjuge. A dica aqui é manter tudo digitalizado e em boa qualidade.

Os documentos da empresa exigem um pouco mais de atenção. Você precisará de um contrato social bem elaborado, que descreva detalhadamente o objeto social da empresa, a divisão de cotas entre os sócios e outras informações importantes.

Muitas vezes, é recomendado buscar ajuda de um advogado ou contador para garantir que tudo esteja correto.

Certidões negativas também são essenciais. São documentos que comprovam a inexistência de débitos fiscais dos sócios.

Geralmente, são emitidas pela Receita Federal, Estadual e Municipal. Elas são como um “atestado de bom comportamento” fiscal.

Para alguns tipos de negócio, serão necessárias autorizações específicas. Um restaurante, por exemplo, precisará de licenças sanitárias.

Uma escola, de autorizações do conselho de educação. Cada atividade tem suas particularidades.

Um conselho importante: organize todos esses documentos com antecedência. Ter tudo preparado pode fazer toda a diferença na velocidade e tranquilidade do processo de abertura da sua empresa.

Passo a passo para abertura da empresa no Simples Nacional

Foto: senivpetro/Freepik

Abrir uma empresa no Simples Nacional pode parecer uma tarefa complicada à primeira vista, mas com uma orientação adequada, o processo se torna mais simples e direto.

A seguir, confira um passo a passo detalhado para formalizar o seu negócio:

1. Defina o tipo de empresa e a natureza jurídica

O primeiro passo é decidir qual será a natureza jurídica do seu negócio.

Você pode escolher entre MEI (Microempreendedor Individual), ME (Microempresa) ou EPP (Empresa de Pequeno Porte), dependendo do faturamento e da estrutura do seu negócio.

A escolha correta é essencial para definir como sua empresa será reconhecida legalmente.

Além disso, essa decisão impacta diretamente nas obrigações fiscais, na possibilidade de contratação de funcionários e no limite de faturamento anual permitido.

Por exemplo, um MEI tem limites menores e uma burocracia reduzida, enquanto uma EPP permite uma operação mais robusta.

Se sua empresa possuir sócios, o formato jurídico deve ser escolhido cuidadosamente para garantir que todos os direitos e responsabilidades estejam devidamente estabelecidos no contrato social.

2. Escolha a atividade econômica (CNAE)

O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) identifica o tipo de atividade que sua empresa vai exercer.

É importante escolher o código correto para evitar problemas fiscais e garantir que sua empresa esteja dentro das regras do Simples Nacional.

Cada empresa deve selecionar uma atividade principal e, se necessário, atividades secundárias.

Essa classificação definirá quais impostos serão aplicados e quais licenças serão exigidas para o funcionamento do negócio.

A escolha errada do CNAE pode resultar em enquadramento inadequado, aumento na carga tributária ou até a exclusão do Simples Nacional.

Por isso, recomenda-se a consulta a um contador para verificar qual código mais se adequa ao seu negócio.

3. Registro na Junta Comercial

Com a natureza jurídica e o CNAE definidos, o próximo passo é registrar a empresa na Junta Comercial do estado onde ela estará localizada.

Esse registro formaliza a existência legal da empresa e a habilita a operar de acordo com a legislação vigente.

Será necessário apresentar documentos pessoais dos sócios (RG, CPF e comprovante de endereço), além do contrato social, que define a estrutura, as atividades e as regras de funcionamento da empresa.

O contrato deve ser elaborado com cuidado, pois ele funcionará como uma espécie de “certidão de nascimento” da empresa.

Se a empresa for individual (MEI ou Empresário Individual), o processo é mais simples e pode ser feito online em muitos estados.

4. Obtenção do CNPJ na Receita Federal

Depois do registro na Junta Comercial, você deverá solicitar o CNPJ da sua empresa junto à Receita Federal.

O CNPJ é o cadastro que identifica a empresa perante o governo, semelhante ao CPF de uma pessoa física.

Esse número é obrigatório para qualquer empresa que deseje operar legalmente.

O processo de solicitação do CNPJ pode ser feito online pelo site da Receita Federal. Após a obtenção do CNPJ, sua empresa estará registrada no sistema nacional, podendo emitir notas fiscais, contratar funcionários e abrir contas bancárias empresariais.

Caso o registro seja feito presencialmente, é importante levar todos os documentos e formulários preenchidos corretamente para evitar atrasos.

5. Inscrição estadual e/ou municipal

Dependendo da atividade da empresa, será necessário realizar a inscrição estadual (para atividades de comércio e indústria) ou municipal (para prestação de serviços).

Essa inscrição é feita junto à Secretaria da Fazenda do Estado e à Prefeitura local.

A inscrição estadual permite que sua empresa emita notas fiscais de produtos e pague impostos como ICMS. Já a inscrição municipal é obrigatória para empresas que prestam serviços e recolhem ISS.

É fundamental verificar quais impostos sua empresa estará sujeita, pois a falta de registro pode acarretar multas e problemas fiscais.

6. Solicitação de licenças e alvarás

A etapa seguinte envolve a solicitação de licenças e alvarás obrigatórios para o funcionamento da empresa.

Isso pode incluir alvará de funcionamento, licença sanitária, licença ambiental e licença do Corpo de Bombeiros, conforme o segmento do seu negócio.

Cada município tem suas próprias regras e procedimentos para emissão dessas licenças. Em alguns casos, será necessário contratar um profissional especializado para elaborar projetos técnicos e realizar inspeções obrigatórias.

Se sua empresa não tiver essas licenças, ela poderá ser fechada pelos órgãos fiscalizadores e ainda receber multas significativas.

7. Opção pelo Simples Nacional

Após obter o CNPJ, inscrever a empresa e conseguir as licenças necessárias, chegou a hora de optar pelo Simples Nacional.

Isso é feito no portal da Receita Federal, onde você deverá realizar a solicitação de enquadramento dentro do prazo legal (geralmente até 30 dias após a constituição da empresa).

Durante esse processo, é necessário verificar se não há pendências fiscais e se a empresa está devidamente registrada em todos os órgãos competentes.

A aprovação é concedida de forma automática se todos os requisitos forem cumpridos.

Se perder o prazo de adesão, será necessário esperar até o próximo ano para solicitar o enquadramento.

8. Emissão de notas fiscais e configuração fiscal

Por fim, configure seu sistema de emissão de notas fiscais e organize suas obrigações fiscais junto à contabilidade.

A empresa deverá emitir notas fiscais e pagar impostos mensalmente através do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

A emissão de notas fiscais pode ser feita por meio de sistemas online aprovados pela prefeitura ou pelo estado.

Certifique-se de que seu contador configure corretamente as alíquotas para evitar erros fiscais.

Custos de abertura

Vamos falar de um assunto que deixa muita gente ansiosa: os custos para abrir uma empresa. A boa notícia é que o Simples Nacional foi criado justamente para tornar esse processo mais acessível.

Os custos variam de acordo com o estado e o tipo de negócio, mas podemos fazer uma estimativa geral.

As taxas de registro geralmente ficam entre R$ 200 e R$ 500. Esse valor inclui os processos na Junta Comercial, emissão de documentos e taxas iniciais.

Se você decidir contratar um contador para auxiliar no processo, esse será um custo adicional. Os valores podem variar entre R$ 300 e R$ 800 mensais, dependendo da complexidade do seu negócio.

Pode parecer um gasto, mas ter um profissional pode evitar erros caros no futuro.

Existem também custos com documentação. Certidões, autenticações e outros documentos podem adicionar mais algumas centenas de reais ao processo.

A dica é sempre orçar com antecedência e ter uma reserva financeira para esses gastos iniciais.

Além disso, pode ser necessário investir em estrutura e materiais para a empresa. Isso inclui mobiliário, equipamentos, softwares de gestão e estoque inicial, caso sua empresa seja do ramo comercial ou industrial.

Se sua atividade exigir licenças específicas, como sanitária, ambiental ou de funcionamento, será necessário pagar taxas adicionais, que podem variar bastante de acordo com o município e o segmento da empresa.

Alguns estados oferecem processos mais econômicos através de MEI (Microempreendedor Individual) ou sistemas de abertura simplificada. Pesquisar essas opções pode ajudar a reduzir os custos iniciais.

Outra despesa importante a considerar é a abertura de uma conta bancária empresarial, que pode envolver taxas de manutenção, dependendo do banco escolhido.

Este passo é crucial para manter as finanças da empresa organizadas e separadas das despesas pessoais.

Obrigações fiscais no Simples Nacional

Foto: Freepik

Agora vamos falar de um tema que assusta muitos empreendedores: as obrigações fiscais. Mas calma, no Simples Nacional isso é muito mais simples do que parece!

O grande diferencial desse regime é a unificação de impostos. Ao invés de precisar pagar vários tributos separadamente, você recolhe tudo em uma única guia chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

É como se todos os impostos dessem um “abraço coletivo” na sua empresa.

O cálculo dos impostos é feito com base no seu faturamento. Existe uma tabela que define a alíquota de acordo com o valor do seu faturamento mensal. Quanto menor seu faturamento, menor será o percentual de imposto a ser pago.

Os principais tributos incluídos são IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS (Programa de Integração Social), Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), ISS (Imposto sobre Serviços) e INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).

Ou seja, aquela planilha gigante de impostos se transforma em uma única guia de pagamento. Para muitos empreendedores, é como tirar um peso das costas!

Existe um calendário de pagamentos que você precisa seguir. Geralmente, o pagamento é feito até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração.

Atrasos podem gerar multas e juros, então é importante manter tudo em dia para evitar complicações financeiras.

Além do pagamento de impostos, existem outras obrigações fiscais que sua empresa deve cumprir. A principal é a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI), que deve ser enviada uma vez por ano, informando o faturamento total do ano anterior.

Essa declaração é obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional e serve como um “resumo fiscal” do seu negócio.

Outro ponto importante é a emissão de notas fiscais. Toda venda ou prestação de serviço realizada pela empresa deve ser documentada com uma nota fiscal, independentemente do valor.

Isso não apenas garante que sua empresa está agindo dentro da lei, mas também protege seu cliente e fortalece sua credibilidade no mercado.

Caso sua empresa tenha funcionários registrados, também será necessário cumprir obrigações trabalhistas, como o pagamento de salários, recolhimento de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), INSS dos funcionários e entrega de declarações como a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).

Outra obrigação importante para quem trabalha com comércio e serviços é o controle de estoque e gestão de compras.

Embora não seja obrigatório por lei, manter um sistema de controle ajuda a calcular corretamente o faturamento e a evitar problemas de fiscalização.

Uma dica importante: sempre guarde todos os comprovantes de pagamento, notas fiscais e documentos relacionados à empresa.

Essa organização será essencial caso precise comprovar algo no futuro e facilitará muito a vida na hora de declarar imposto de renda ou enfrentar uma eventual auditoria.

Contabilidade para empresas 

Embora o sistema do Simples Nacional seja menos burocrático, isso não significa que o empreendedor pode relaxar na gestão contábil.

A organização financeira continua sendo um fator indispensável para o sucesso do negócio e deve ser encarada com seriedade.

Mesmo dentro desse regime simplificado, alguns documentos fiscais permanecem obrigatórios. Notas fiscais de entrada e saída, livros contábeis e registros de movimentação financeira são exigências fundamentais.

A grande vantagem é que a burocracia é reduzida em comparação a outros regimes tributários, facilitando o cumprimento dessas obrigações.

As empresas do Simples Nacional também precisam cumprir algumas obrigações acessórias. Por exemplo, o eSocial exige o envio de informações relacionadas a funcionários, como admissões, demissões e folhas de pagamento.

Além disso, a Escrituração Fiscal Digital (EFD) deve ser mantida atualizada, abrangendo declarações específicas para empresas que realizam operações comerciais e industriais.

Outro ponto importante é a entrega da DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional – MEI), obrigatória para empresas enquadradas como MEI.

Para negócios maiores, é necessária a apresentação da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) anualmente, consolidando os dados financeiros da empresa para a Receita Federal.

Além das obrigações fiscais, a gestão financeira eficiente também requer um controle detalhado de receitas, despesas, fluxo de caixa e estoques.

Essa prática ajuda a evitar problemas financeiros inesperados e permite um melhor planejamento para expansão e novos investimentos.

Nesse contexto, contar com o apoio de um contador pode ser um diferencial estratégico. Esse profissional não apenas garante que a empresa cumpra suas obrigações fiscais corretamente, mas também pode oferecer consultoria para otimizar o planejamento tributário e identificar possíveis isenções.

A contabilidade eficiente vai além do registro de documentos; ela envolve a análise constante das finanças para melhorar a saúde financeira do negócio.

Por isso, o planejamento tributário feito por um contador qualificado pode resultar em economia significativa, evitando erros e retrabalho.

Nos dias atuais, a tecnologia também se apresenta como uma grande aliada. Aplicativos de controle financeiro, softwares de emissão de notas fiscais e plataformas de gestão integrada simplificam o gerenciamento contábil.

Esses recursos centralizam informações de vendas, controle de estoque e geração de relatórios financeiros em um só lugar, aumentando a eficiência administrativa.

Manter uma contabilidade organizada e atualizada oferece uma base sólida para a tomada de decisões mais assertivas.

Relatórios financeiros precisos ajudam a identificar produtos mais lucrativos, ajustar preços e até negociar melhores condições com fornecedores.

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Navegar pelo universo contábil não é tarefa simples para quem está começando. Um contador em Campo Grande pode oferecer muito mais do que apenas cálculos de impostos.

Estamos falando de um parceiro que vai te auxiliar em cada etapa do seu negócio, desde a abertura até o crescimento e consolidação da empresa.

Os profissionais de contabilidade em Campo Grande estão preparados para atender às especificidades locais e nacionais.

Eles conhecem a fundo as nuances do Simples Nacional, podem identificar as melhores estratégias fiscais para o seu negócio e ajudar a evitar armadilhas que poderiam comprometer sua saúde financeira.

Mais do que números, um bom contador oferece tranquilidade. Enquanto você se concentra em fazer seu negócio crescer, ele cuida de toda a parte burocrática e fiscal, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade com as legislações vigentes.

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