Como contratar um funcionário: Veja o passo a passo

Contratar um funcionário pode parecer simples à primeira vista. Você pensa em publicar uma vaga, escolher alguém e pronto. Mas, na prática, o processo exige atenção, planejamento e cuidado com as obrigações legais.

Para evitar problemas no futuro, como multas ou ações trabalhistas, é essencial entender cada etapa da contratação e como ela impacta a rotina da empresa.

Neste guia completo, você vai aprender o passo a passo para contratar funcionários do jeito certo.

Desde o momento de decidir se é mesmo a hora de ampliar o time, até os detalhes do registro e integração do novo colaborador.

Tudo explicado de forma clara, para que qualquer empreendedor consiga colocar em prática. Vamos lá?

Avaliação da necessidade da vaga

Antes de abrir uma vaga, é importante olhar para dentro da empresa e entender se realmente é o momento certo para contratar.

Às vezes, a solução pode estar em uma redistribuição de tarefas ou na automação de processos.

Mas se a demanda está crescendo, os prazos estão apertados e a equipe atual já não dá mais conta, é sinal de que chegou a hora de trazer alguém novo.

Nesse momento, vale também fazer uma análise de custo. Contratar um funcionário não envolve apenas o salário que será pago no final do mês.

Existem encargos, como INSS e FGTS, além de benefícios como vale-transporte, alimentação e possíveis bonificações. Colocar tudo isso na ponta do lápis é essencial para evitar surpresas.

Outro ponto importante é entender qual o impacto dessa contratação no fluxo de caixa da empresa. O ideal é que a empresa já tenha uma certa estabilidade financeira antes de contratar.

Assim, é possível garantir que o novo colaborador será mantido sem prejudicar o orçamento da operação.

E aqui entra uma dica valiosa: converse com um contador de confiança. Ele pode ajudar a estimar os custos totais da contratação e até indicar o melhor tipo de vínculo para aquela função, seja CLT, estagiário, temporário ou freelancer.

Por fim, pense também no longo prazo. Essa contratação faz sentido para os próximos meses? Existe perspectiva de crescimento na área?

A resposta a essas perguntas vai ajudar a tomar uma decisão mais segura e estratégica.

Definição do perfil da vaga

Depois de confirmar que é mesmo hora de contratar, o próximo passo é definir o que você espera do novo colaborador. Isso parece simples, mas é uma das partes mais importantes do processo.

Um erro comum entre empreendedores é abrir uma vaga genérica, sem clareza sobre as tarefas e habilidades exigidas. Isso só aumenta o risco de contratar alguém que não se encaixa na função.

Comece listando as atividades que essa pessoa vai desempenhar no dia a dia. Seja específico.

Por exemplo: em vez de dizer que o profissional vai “cuidar do financeiro”, detalhe se ele vai fazer conciliação bancária, emissão de boletos, controle de contas a pagar, entre outras tarefas.

Depois, pense nas competências técnicas e comportamentais. Precisa dominar algum software específico? Ter experiência em atendimento ao cliente? Trabalhar bem sob pressão? Essas características ajudam muito na hora de filtrar os currículos.

Outro ponto crucial é definir o modelo de contratação. O mais comum é o regime CLT, com carteira assinada.

Mas dependendo do tipo de trabalho e da carga horária, outras opções podem ser mais viáveis, como contrato temporário ou prestação de serviço como pessoa jurídica (PJ). Avalie o que faz mais sentido para sua empresa.

E não esqueça de estabelecer um valor justo de salário. Faça uma pesquisa de mercado, observe o que outras empresas do mesmo setor estão pagando e mantenha a proposta atrativa para bons profissionais.

Por fim, deixe claro o que a empresa oferece além do salário. Benefícios, clima organizacional, possibilidades de crescimento e flexibilidade fazem diferença na hora de atrair talentos.

Divulgação da vaga

Foto: Freepik

Com a vaga bem definida, é hora de divulgá-la. Essa etapa influencia diretamente na qualidade dos candidatos que você vai atrair.

E, aqui, não basta apenas copiar e colar um anúncio em qualquer lugar. É importante pensar estrategicamente onde e como a vaga será anunciada.

Plataformas como LinkedIn, Indeed, Gupy e outras especializadas em vagas são ótimos pontos de partida. Redes sociais da própria empresa também ajudam a alcançar pessoas que já conhecem e se identificam com o seu negócio.

Além disso, grupos em aplicativos de mensagens e indicações internas costumam trazer bons resultados.

No texto da vaga, seja direto e transparente. Evite exageros e termos muito técnicos. Explique claramente o que o profissional vai fazer, os requisitos básicos, a faixa salarial (se possível) e os benefícios oferecidos.

Um anúncio claro evita perda de tempo com candidatos que não têm o perfil.

Outra dica é trabalhar o nome da empresa e sua reputação como marca empregadora. Um negócio que valoriza os colaboradores, respeita a diversidade e investe em desenvolvimento chama mais atenção no mercado.

Por fim, defina um prazo para envio de currículos e mantenha uma comunicação ativa com os interessados. Isso mostra organização e respeito com quem se candidatou.

Processo seletivo

Recebidos os currículos, começa o processo seletivo. Essa fase exige atenção e método. Mesmo que a empresa seja pequena, é importante avaliar com critério quem vai fazer parte da equipe.

Afinal, uma contratação errada pode custar caro em tempo, dinheiro e clima interno.

Comece filtrando os currículos com base nos requisitos definidos anteriormente. Separe aqueles que têm mais aderência à vaga e marque entrevistas com os candidatos selecionados.

Se possível, faça mais de uma rodada de conversas. Isso permite observar melhor a postura, a comunicação e a forma como o candidato se expressa.

Durante a entrevista, vá além do currículo. Pergunte sobre experiências passadas, como a pessoa lida com desafios e por que ela se interessou pela vaga. Isso ajuda a identificar se existe alinhamento com os valores da empresa.

Outra boa prática é aplicar uma pequena atividade ou teste prático, quando a função permite. Assim, é possível avaliar na prática como o candidato executa determinadas tarefas.

Também vale envolver outras pessoas da equipe no processo. Elas podem oferecer uma visão diferente e complementar sobre o candidato.

Além disso, isso ajuda o futuro colaborador a já conhecer um pouco do ambiente.

Ao final, mantenha os candidatos informados sobre os próximos passos. E, quando decidir pela contratação, entre em contato rapidamente. Demoras podem fazer com que o profissional aceite outra proposta.

Documentação necessária

Escolhido o novo colaborador, é hora de providenciar a documentação para formalizar a contratação.

Essa etapa é essencial para garantir que tudo esteja dentro da lei e evitar problemas futuros.

Entre os documentos básicos que o funcionário deve apresentar estão RG, CPF, carteira de trabalho, título de eleitor, comprovante de residência, certidão de nascimento ou casamento e, em alguns casos, comprovante de escolaridade.

Também é necessário o número do PIS, que pode ser consultado em documentos antigos ou online.

Além disso, o exame admissional é obrigatório. Ele deve ser feito por um médico do trabalho e serve para garantir que o colaborador está apto para a função. O laudo desse exame precisa ser guardado pela empresa.

A empresa também deve pedir a assinatura de alguns documentos, como o contrato de trabalho, ficha de registro, termo de responsabilidade sobre equipamentos, entre outros.

Mesmo no ambiente digital, esses registros precisam ser organizados e salvos de forma segura.

Outro ponto importante é a coleta de informações bancárias para depósito do salário, e o cadastro do colaborador nos sistemas internos da empresa e no eSocial, que falaremos no próximo tópico.

Por fim, organize todos esses dados de forma clara. Ter um checklist de admissão ajuda a garantir que nada será esquecido e que o processo será mais ágil.

Registro do funcionário

Com toda a documentação em mãos, o próximo passo é fazer o registro do funcionário.

Hoje, todo esse processo é feito de forma digital por meio do sistema eSocial, uma plataforma do governo que unifica as obrigações trabalhistas.

Esse registro deve ser feito antes do funcionário começar a trabalhar. Isso mesmo: ele não pode exercer nenhuma atividade sem estar formalmente registrado. Caso contrário, a empresa pode sofrer penalidades.

No eSocial, será necessário informar dados como nome completo, CPF, data de admissão, cargo, jornada de trabalho, salário e tipo de contrato.

Também é preciso informar os dados do exame admissional e outros documentos obrigatórios.

Além disso, deve-se assinar o contrato de trabalho com todas as cláusulas acordadas: salário, jornada, benefícios, período de experiência, entre outros.

Esse contrato deve ser claro e objetivo, tanto para proteger a empresa quanto para deixar o colaborador seguro sobre seus direitos.

Depois do registro, o colaborador já pode começar a trabalhar oficialmente. É importante entregar o manual da empresa, esclarecer os procedimentos internos e explicar a quem ele deve se reportar.

Vale lembrar que qualquer alteração contratual, como aumento de salário ou mudança de função, também precisa ser atualizada no eSocial.

Integração e ambientação

Foto: Freepik

Muita gente pensa que o processo de contratação termina quando o funcionário começa a trabalhar.

Mas a verdade é que o sucesso da contratação depende muito dos primeiros dias. E é aqui que entra a fase de integração, também conhecida como onboarding.

Essa etapa serve para que o novo colaborador se sinta acolhido e entenda como funciona a empresa. Um bom onboarding reduz a ansiedade, aumenta a motivação e acelera o processo de adaptação.

Apresente a equipe, mostre os espaços da empresa, explique a rotina e compartilhe as expectativas em relação ao trabalho.

Se possível, prepare um material com as principais informações e valores da empresa, além de instruções práticas sobre o dia a dia.

Outra dica é agendar conversas periódicas nas primeiras semanas para saber como está sendo a adaptação. Isso mostra interesse genuíno e ajuda a resolver pequenos problemas antes que virem grandes dores de cabeça.

Se o novo colaborador vai trabalhar remotamente, redobre a atenção. Nesse caso, é fundamental garantir que ele tenha acesso às ferramentas certas e receba todo o suporte necessário, principalmente nos primeiros dias.

Uma integração bem feita é o primeiro passo para construir um relacionamento duradouro e produtivo.

Obrigações pós-admissão

Contratar alguém não é uma ação pontual. A empresa precisa seguir uma série de obrigações todos os meses após a admissão.

Essas obrigações garantem os direitos do colaborador e protegem a empresa de problemas legais.

A principal delas é o pagamento do salário na data combinada. Também é necessário calcular corretamente os encargos, como INSS, FGTS e IRRF (se for o caso), e recolher esses valores dentro do prazo.

O não cumprimento dessas obrigações pode gerar multas e outras sanções.

Outra tarefa importante é a emissão do holerite ou contracheque, que deve discriminar tudo o que foi pago e descontado do salário. Esse documento deve estar sempre acessível para o colaborador.

Além disso, o pagamento do vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde (se for oferecido) e outros benefícios precisa ser feito com regularidade e dentro dos critérios legais.

Férias, 13º salário, reajustes e acompanhamento da jornada de trabalho também entram nesse pacote de obrigações.

Por isso, ter um sistema de gestão de pessoal ou o apoio de um profissional de contabilidade é fundamental para não deixar nada passar.

Cumprir tudo isso corretamente não é só uma questão legal. É também uma forma de demonstrar respeito com quem trabalha na sua empresa e fortalecer a cultura organizacional.

Dicas finais e erros comuns

Contratar alguém pode ser um divisor de águas para o crescimento da empresa. Mas, para que tudo dê certo, é preciso atenção aos detalhes. Aqui vão algumas dicas finais para fechar esse guia com chave de ouro.

Evite pressa na contratação. A urgência pode fazer com que você escolha alguém que não é o perfil ideal. Pior ainda, pode fazer com que esqueça etapas importantes do processo legal.

Não negligencie a formalização. Mesmo que o novo colaborador vá começar em um período de teste, tudo precisa estar regularizado desde o primeiro dia. Trabalhar sem contrato é risco certo de dor de cabeça lá na frente.

Fique atento aos prazos. Tanto o registro no eSocial quanto o pagamento dos encargos têm datas fixas. Perder esses prazos gera penalidades que podem comprometer o financeiro do negócio.

Invista em um bom processo de integração. O novo funcionário precisa se sentir parte da equipe desde o início. Isso influencia diretamente na produtividade e no clima da empresa.

E, por fim, conte com especialistas para te apoiar. Um contador pode ser um verdadeiro parceiro nesse processo, ajudando a empresa a crescer com segurança e dentro da lei.