Relatórios contábeis que toda entidade social deve ter

Toda entidade social nasce com um propósito nobre: transformar vidas, apoiar comunidades e gerar impacto positivo no mundo.

Porém, junto com essa missão inspiradora, existe uma responsabilidade que muitas vezes é vista como um desafio: cuidar da gestão financeira.

É nesse ponto que os relatórios contábeis se tornam aliados fundamentais.

Eles não são apenas números em uma planilha, mas ferramentas que revelam a saúde financeira da organização e constroem confiança diante de quem investe e apoia os projetos.

Transparência é uma palavra-chave no terceiro setor. Ao contrário de empresas com fins lucrativos, as entidades sociais dependem fortemente de doações, parcerias e incentivos públicos.

Isso significa que, para manter a credibilidade, é essencial mostrar claramente como cada recurso é utilizado. É justamente aí que entram os relatórios contábeis.

Esses documentos permitem que a entidade mostre de forma clara e organizada como o dinheiro foi aplicado, quais resultados foram alcançados e quais são os próximos passos.

Eles também funcionam como uma bússola para a gestão, ajudando a identificar riscos, planejar investimentos e evitar problemas com órgãos fiscalizadores.

Embora a palavra “contabilidade” possa assustar muitos gestores, o objetivo deste artigo é descomplicar o tema.

Ao longo do texto, você vai entender quais relatórios contábeis são indispensáveis para entidades sociais, como cada um deles funciona e de que forma eles fortalecem tanto a gestão quanto a imagem da organização.

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um dos relatórios mais conhecidos do universo contábil, mas nem sempre bem compreendido.

Em termos simples, ele funciona como uma fotografia do momento financeiro da entidade.

Imagine que você pudesse parar o tempo e analisar exatamente o que a sua organização tem e o que deve. É isso que o balanço patrimonial faz.

Esse relatório é dividido em três partes principais: ativos, passivos e patrimônio líquido. Os ativos representam todos os bens e direitos da entidade, como valores em caixa, móveis, equipamentos e até doações a receber.

Já os passivos são as obrigações, ou seja, as contas a pagar, empréstimos ou compromissos assumidos. Por fim, o patrimônio líquido mostra o saldo entre o que a entidade possui e o que deve.

Para uma entidade social, esse relatório é crucial porque ajuda a identificar se ela está saudável financeiramente.

Por exemplo, se há mais recursos do que dívidas, significa que a organização tem uma base sólida para seguir com suas atividades.

Mas se o contrário acontece, é hora de rever estratégias e buscar soluções para equilibrar as contas.

Além de ser importante para o dia a dia da gestão, o balanço patrimonial também é um documento exigido em diversas situações formais, como prestações de contas para órgãos públicos ou editais de financiamento.

Ele mostra de forma objetiva que a entidade tem controle sobre sua estrutura financeira e transmite segurança para parceiros.

Ao olhar para o balanço, o gestor também consegue enxergar oportunidades de crescimento.

Por exemplo, pode identificar que existe um recurso parado em caixa que poderia ser melhor aplicado em um projeto social ou perceber que a dependência de doações precisa ser equilibrada com outras fontes de receita.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

Se o balanço patrimonial é como uma fotografia, a Demonstração do Resultado do Exercício é como um filme que mostra o que aconteceu ao longo de um período, geralmente um ano.

Esse relatório detalha as entradas e saídas financeiras da entidade e apresenta se, no final das contas, houve um superávit (sobrou dinheiro) ou déficit (faltou recurso).

Para entidades sociais, a DRE é extremamente valiosa porque revela se a organização conseguiu manter um equilíbrio entre receitas e despesas.

Diferente de uma empresa com fins lucrativos, onde o objetivo é o lucro, no terceiro setor o foco é a sustentabilidade.

A DRE ajuda a avaliar se os recursos recebidos foram suficientes para custear os projetos e manter as atividades.

Esse relatório mostra, de forma organizada, todas as fontes de receita, como doações, convênios e parcerias, e todas as despesas, desde salários até contas de luz ou investimentos em programas sociais.

Com essas informações, os gestores podem identificar onde estão os maiores gastos e se há espaço para economias ou renegociações.

Outro ponto interessante da DRE é a possibilidade de analisar tendências. Por exemplo, se a entidade teve déficit em dois anos seguidos, isso acende um sinal de alerta para buscar novas formas de captação de recursos ou ajustar despesas.

Se, por outro lado, o superávit é constante, é hora de pensar em expandir projetos ou criar reservas financeiras.

A DRE também é um dos relatórios mais observados por doadores e órgãos de fiscalização. Ela mostra de maneira clara se a entidade consegue se sustentar e aplicar os recursos de forma responsável.

Para quem está do lado de fora, é a prova de que o apoio está sendo bem utilizado.

Demonstração de fluxo de caixa

Foto: Marcello Casal Jr/Agência Brasil

Você já ouviu alguém dizer que uma empresa faliu mesmo tendo lucro? Isso pode acontecer porque, além de olhar para resultados, é fundamental acompanhar o fluxo de caixa.

Para entidades sociais, essa realidade não é diferente. A Demonstração de Fluxo de Caixa é o relatório que mostra todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro no período.

O grande diferencial desse relatório é que ele não se preocupa apenas com valores futuros ou compromissos a vencer.

Ele mostra o que realmente entrou e saiu de dinheiro, ou seja, o que está disponível em caixa para pagar as contas e manter os projetos funcionando. É como acompanhar a respiração financeira da entidade.

Esse acompanhamento é vital para evitar surpresas. Imagine que a entidade recebeu uma doação grande em janeiro, mas precisa pagar salários todos os meses.

Sem uma boa gestão do fluxo de caixa, existe o risco de gastar o recurso rapidamente e ficar sem fôlego nos meses seguintes. O relatório ajuda justamente a planejar melhor essa distribuição.

O fluxo de caixa também revela a sazonalidade dos recursos. Algumas entidades recebem mais doações em determinados períodos, como no fim do ano, e precisam se preparar para os meses em que a entrada será menor.

Ter esse relatório atualizado garante uma visão realista e permite que a equipe financeira organize reservas para momentos de escassez.

Além disso, acompanhar o fluxo de caixa fortalece a tomada de decisão. Com ele em mãos, os gestores sabem se é possível assumir novos compromissos, iniciar um projeto ou se é melhor esperar até que haja mais estabilidade financeira.

Demonstração das Mutações do Patrimônio Social (DMPS)

A DMPS talvez seja um relatório menos conhecido fora do mundo contábil, mas é extremamente relevante para entidades sociais.

Ele mostra todas as mudanças que aconteceram no patrimônio líquido da organização durante um período, como novas doações recebidas, reservas criadas ou utilização de recursos.

Esse relatório ajuda a entender não apenas o saldo final do patrimônio, mas também como ele foi construído.

Por exemplo, mostra se a entidade recebeu um recurso específico que foi destinado a um projeto ou se houve uma reserva financeira criada para emergências. Essa clareza é fundamental para manter a confiança de doadores e parceiros.

A DMPS também funciona como uma espécie de mapa das movimentações financeiras.

Com ela, a entidade consegue mostrar exatamente de onde vieram os recursos, para onde foram e como isso impactou o patrimônio. Isso evita dúvidas e fortalece a transparência.

Outra vantagem é que esse relatório auxilia no planejamento de longo prazo.

Ao entender como o patrimônio vem se transformando ao longo dos anos, é possível avaliar se a entidade está construindo uma base sólida ou se está consumindo reservas de forma preocupante.

Embora muitas vezes não seja lembrada em primeiro lugar, a DMPS é uma peça essencial em auditorias e processos de prestação de contas.

Ela complementa os demais relatórios e dá uma visão mais detalhada sobre a utilização responsável dos recursos.

Notas explicativas

Os relatórios contábeis apresentam números, mas números por si só podem gerar dúvidas. É por isso que as notas explicativas são tão importantes.

Elas funcionam como uma legenda que ajuda a interpretar os dados e entender de onde vêm as informações.

As notas explicativas detalham, por exemplo, quais critérios foram usados para avaliar determinados ativos, como foram registradas certas despesas ou como foram aplicados os recursos de uma doação específica.

Em outras palavras, elas dão clareza e evitam interpretações equivocadas.

Para entidades sociais, essas notas são um aliado poderoso na construção de transparência.

Quando doadores, conselheiros ou órgãos fiscalizadores têm acesso a um relatório acompanhado de notas explicativas, eles entendem melhor o contexto e sentem mais confiança na gestão.

Além disso, as notas explicativas permitem contar uma história por trás dos números.

Por exemplo, em vez de apenas mostrar um valor de despesa, é possível explicar que aquele recurso foi utilizado para capacitar voluntários, comprar equipamentos ou ampliar um projeto. 

Elas também ajudam a evitar questionamentos futuros. Quando tudo está devidamente explicado, fica mais fácil mostrar que a entidade agiu com responsabilidade e seguiu critérios claros em suas decisões financeiras.

Relatório de atividades

Se os relatórios contábeis mostram a parte financeira, o relatório de atividades é o documento que conecta números a impacto social.

Ele apresenta as ações realizadas pela entidade, os projetos desenvolvidos e os resultados alcançados junto à comunidade.

Esse relatório é fundamental porque mostra que os recursos não apenas foram bem administrados, mas também geraram transformações reais.

Para um doador, nada é mais inspirador do que ver que sua contribuição resultou em crianças alfabetizadas, famílias apoiadas ou causas ambientais fortalecidas.

O relatório de atividades deve ser construído de forma clara, trazendo tanto dados quantitativos quanto histórias que ilustrem o impacto.

Por exemplo, pode apresentar quantas pessoas foram beneficiadas por um programa e ao mesmo tempo compartilhar um depoimento que traga vida a esses números.

Esse documento também é importante para fortalecer a comunicação da entidade.

Ele pode ser compartilhado em reuniões com conselheiros, apresentado em editais de financiamento e até divulgado em canais de marketing digital como o site ou redes sociais.

Mais do que cumprir uma obrigação, o relatório de atividades é uma oportunidade de mostrar para o mundo que a entidade social está cumprindo sua missão com responsabilidade e resultados concretos.

Boas práticas de apresentação

Ter relatórios contábeis é importante, mas apresentá-los de forma clara é ainda mais essencial.

Afinal, de nada adianta ter informações completas se elas não forem compreendidas por quem precisa analisá-las.

Uma boa prática é adaptar a linguagem para o público. Em reuniões com o conselho ou doadores, por exemplo, os relatórios podem ser acompanhados de resumos executivos que expliquem de forma simples os principais pontos.

Isso torna a informação mais acessível e evita que detalhes técnicos dificultem o entendimento.

Outra dica é utilizar recursos visuais. Gráficos, tabelas e infográficos ajudam a tornar os relatórios mais atrativos e fáceis de interpretar.

Em vez de apenas listar números, é possível mostrar tendências e comparações de forma visual, o que facilita a análise.

Também é importante definir uma periodicidade de apresentação. Embora a legislação muitas vezes exija relatórios anuais, é recomendável que a entidade faça acompanhamentos trimestrais ou mensais.

Isso ajuda a identificar problemas rapidamente e tomar decisões mais ágeis.

Por fim, investir em ferramentas de gestão financeira pode simplificar bastante o processo.

Existem softwares específicos para o terceiro setor que facilitam a elaboração e organização dos relatórios, economizando tempo e garantindo maior precisão.

Soluções de um contador em Campo Grande para você

Encontrar um contador em Campo Grande pode ser o diferencial para transformar toda a parte burocrática da sua entidade social em um processo mais simples, transparente e estratégico.

Ter ao lado um profissional que entende não apenas de números, mas das particularidades do terceiro setor, garante que sua organização esteja em conformidade com a legislação.

Um bom contador em Campo Grande é aquele que acompanha de perto o dia a dia da entidade, ajuda na organização dos relatórios contábeis e aponta soluções que facilitam a gestão.

Afinal, cada entidade tem suas especificidades, e contar com alguém que entende a realidade local faz toda a diferença para manter os projetos em funcionamento e evitar problemas com órgãos fiscalizadores.

Além disso, um contador em Campo Grande pode orientar sobre como otimizar processos internos e melhorar a apresentação de relatórios.

Isso significa não apenas cumprir com obrigações legais, mas fortalecer a imagem da sua entidade perante doadores e parceiros.

Se você chegou até aqui, já percebeu que cuidar dos relatórios contábeis é indispensável para a saúde da sua organização.

Então, se você busca apoio especializado e quer ter tranquilidade para focar na sua missão social, entre em contato com a Contili Contabilidade.

Nós estamos prontos para ajudar sua entidade a crescer de forma sustentável e transparente.