Descubra tudo sobre a DEFIS neste artigo completo. Saiba o que é, quem precisa enviá-lo e como emitir corretamente este documento essencial para empresas do Simples Nacional.

Gerenciar um negócio envolve uma série de responsabilidades, e entre elas está a entrega de documentos importantes, como a DEFIS.

Você já ouviu falar desse termo, mas sabe exatamente o que ele significa e por que é tão crucial para sua empresa?

Neste artigo, vamos descomplicar a declaração, explicando não apenas o que ela é, mas também como e por que você deve enviá-lo corretamente.

Acompanhe conosco e descubra como manter sua empresa em dia com essa obrigação, evitando problemas e garantindo uma gestão tranquila e eficiente.

O que é a DEFIS?

A DEFIS, ou Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é um documento essencial para as empresas que fazem parte do Simples Nacional.

Esse relatório é uma forma de comunicar ao governo, de maneira detalhada, diversas informações sobre a situação econômica e fiscal da empresa durante o ano anterior.

Ao contrário do que muitos podem pensar, ela não é apenas mais uma burocracia. Ela desempenha um papel crucial ao consolidar dados que ajudam na transparência das atividades empresariais frente aos órgãos de regulação.

Este documento inclui informações como receitas obtidas, tributos apurados e até mesmo dados sobre a folha de pagamento, o que permite uma avaliação precisa da situação fiscal da empresa.

Quem precisa enviar

Foto: cookie_studio/Freepik

Se a sua empresa está no Simples Nacional, você precisa enviá-la todo ano. Este regime tributário foi criado para tornar as coisas mais simples para as micro e pequenas empresas, e fazer parte dele significa que você tem algumas obrigações específicas.

Assim, se sua empresa está enquadrada nesse regime tributário, independente do setor de atuação, é necessário enviar a DEFIS anualmente.

A entrega dessa declaração é um dos requisitos para manter a regularidade fiscal da empresa, o que é essencial não apenas para a continuidade das operações, mas também para a participação em licitações e obtenção de financiamentos, entre outras oportunidades.

Informações essenciais

Essa declaração exige que você informe detalhes sobre a operação da sua empresa ao longo do último ano. Aqui estão algumas das informações essenciais que você precisa reunir:

– Receitas totais: Você vai precisar reportar todas as receitas obtidas, tanto as operacionais quanto as não operacionais. Isso inclui tudo que entrou no caixa da empresa, independente da fonte.

– Folha de pagamento: Informações sobre salários, encargos e outros benefícios pagos aos funcionários também são necessários. Esses dados ajudam a mostrar a parte trabalhista da sua operação.

– Impostos e contribuições: Relate quais tributos foram recolhidos e quais são devidos. Isso inclui impostos federais, estaduais e municipais que fazem parte do Simples Nacional.

– Investimentos realizados: Se a sua empresa fez investimentos durante o ano, esses valores também devem ser incluídos. Isso pode envolver desde melhorias na infraestrutura até a compra de equipamentos.

– Dados dos sócios: Informações sobre os sócios da empresa, como participação no capital e retiradas pró-labore, também são parte do que precisa ser declarado.

Cada peça dessas informações ajuda a pintar um quadro completo da saúde financeira e operacional da sua empresa.

Ter esses dados organizados e prontos para quando chegar o momento de preencher a DEFIS é essencial para garantir que tudo corra bem e que sua empresa continue operando sem problemas com o fisco.

Passo a passo: como preencher e enviar

Foto: Marcelo Camargo/Agência Brasil

Para preencher e enviar, você precisa começar acessando o Portal do Simples Nacional. Use suas credenciais de acesso para entrar.

Caso você não tenha uma conta, será necessário criar uma para prosseguir. Uma vez logado, localize a seção de declarações e selecione a opção para acessar a DEFIS.

Depois de acessar a área, você vai precisar inserir as informações solicitadas. Essas incluem detalhes sobre as receitas, despesas, folha de pagamento, informações dos sócios, e outros dados financeiros relevantes do último ano fiscal da sua empresa.

É importante preencher cada campo com atenção, garantindo que todos os dados estejam corretos e completos.

Antes de finalizar, reserve um momento para revisar todas as informações que você inseriu. Esse passo é essencial, pois erros podem levar a complicações com a Receita Federal. Verifique cada dado com cuidado e certifique-se de que tudo está correto.

Quando tudo estiver pronto e revisado, procure pela opção de enviar a declaração dentro do próprio sistema.

Após enviar, é importante que você guarde o recibo de envio, pois ele serve como comprovante de que você cumpriu com essa obrigação fiscal.

O que acontece se não entregar?

Quando a declaração não é enviada dentro do prazo estipulado, a empresa fica sujeita a multas e outras penalidades financeiras.

Essas multas são calculadas com base em percentuais sobre os tributos que seriam devidos, aumentando conforme o atraso se prolonga.

Além das multas, não entregar a DEFIS impede a empresa de emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND), um documento essencial que comprova a regularidade fiscal da empresa.

Sem essa certidão, torna-se difícil realizar uma série de operações, como participar de licitações, solicitar financiamentos e até mesmo realizar certas transações comerciais que exigem comprovação de regularidade.

A falta da entrega também pode atrair mais fiscalizações por parte das autoridades tributárias.

Isso significa que a sua empresa pode ser alvo de auditorias e inspeções mais frequentes, o que pode gerar custos adicionais e desviar o foco das atividades principais do seu negócio.

Erros comuns e como evitá-los

Foto: wayhomestudio/Freepik

Ao preencher a DEFIS, alguns erros comuns podem ocorrer, mas com atenção e planejamento, é possível evitá-los.

Um dos erros mais frequentes é a entrada de dados incorretos ou incompletos, especialmente em campos que requerem valores financeiros exatos e detalhados.

Para evitar esse problema, é fundamental que você duplique a conferência dos números antes de finalizar a declaração. Utilize relatórios contábeis atualizados e verifique cada entrada com cuidado.

Outro erro comum é o atraso na entrega. Muitas vezes, isso acontece por falta de organização ou por subestimar o tempo necessário para reunir todas as informações necessárias.

Para contornar isso, estabeleça um cronograma de preparação bem antes do prazo final. Assim, mesmo que surjam imprevistos, você terá tempo suficiente para resolver sem pressa.

Além disso, há um risco de não compreender completamente quais informações são necessárias.

Isso pode levar a omissões involuntárias que, mesmo não sendo mal-intencionadas, podem resultar em penalidades para a empresa.

Uma boa prática é consultar um contador ou utilizar um checklist específico para a DEFIS, garantindo que todos os dados obrigatórios estejam corretos e completos.

Por fim, um erro técnico também comum é falhas na hora de transmitir o arquivo através do sistema do Simples Nacional.

Certifique-se de que sua conexão de internet esteja estável e que o sistema esteja funcionando corretamente no momento do envio.

Além disso, salve uma cópia de todos os documentos usados no preenchimento para facilitar correções ou consultas futuras.

Soluções Contili Contabilidade Campo Grande para sua empresa

Entender e lidar com a DEFIS é fundamental para manter sua empresa em dia com as obrigações do Simples Nacional, evitando penalidades e assegurando uma gestão fiscal saudável.

Sabemos que isso pode parecer complexo, especialmente se você está gerenciando inúmeras outras responsabilidades em seu negócio.

É aqui que a Contili Contabilidade Campo Grande entra para facilitar a sua vida. Nossa equipe é especializada em contabilidade para pequenas e médias empresas e está pronta para garantir que o processo de preenchimento e envio seja tranquilo e sem erros.

Oferecemos uma consultoria completa, ajudando você a entender melhor as necessidades fiscais de sua empresa e assegurando que todas as suas obrigações estejam em ordem.

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