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Aprenda como Tornar Controle de Gastos um Hábito
Controlar gastos significa realizar uma gestão completa da destinação de todos os recursos financeiros de uma empresa. Esta gestão precisa de um planejamento prévio para ser bem feita e precisa também ter continuidade, o a saúde financeira de sua empresa pode ficar comprometida.
Se analisarmos que o objetivo de qualquer empreendimento é obter lucro, independente da missão ou nicho de mercado que tenha, concluiremos facilmente que é da gestão financeira, realizada de maneira coesa e eficaz, que sairão os resultados positivos do negócio.
Deste modo, dar real atenção à gestão financeira bem como ao controle de gastos de uma organização é de vital importância para o seu sucesso. Neste artigo, você vai saber coo tornar o controle de gastos um hábito contínuo e os recursos que poderá utilizar para conseguir isto. Acompanhe.
Qual a Importância do Controle de Gastos?
Se estamos falando de financeiro e de controle de gastos, torna-se necessário que você saiba bem qual sua real importância. Considerando o dia a dia de uma empresa, sabemos que esta utiliza-se de uma série de recursos que são constantemente movimentados, contratados e até removidos.
A palavra é recurso, mas estamos falando de dinheiro entrando e saindo a todo momento. Como ter um controle efetivo e regular de tudo isto? Tudo bem, a empresa pode estar vendendo muito, mas isto não significa, necessariamente, que está tudo bem com o setor financeiro da mesma.
No que tange às saídas financeiras, principalmente gastos com manutenção, produção e crescimento da organização, é fundamental ter um controle bem apurado, ou você corre o sério risco de comprometer a saúde financeira de sua empresa.
É daí que surge a importância de um eficiente controle de gastos empresariais.
Como Aplicar o Controle de Gastos em Minha Empresa?
Para garantir esta continuidade no controle de gastos de sua empresa, podemos alavancar 3 ações fundamentais que precisarão ser tomadas:
- Controlando todas as movimentações e identificando os gastos:
Toda e qualquer movimentação financeira da empresa precisa ser bem conhecida e devidamente controlada. Uma vez feito isso, os gastos serão mais facilmente identificados, bem como as prioridades do negócio.
- O registro adequado de todos os gastos empresariais:
Para definir prioridades e separar o que é necessário do supérfluo, considerando gastos da empresa, estes precisam ser muito bem registrados pois só assim será possível promover um acompanhamento contínuo e duradouro.
Este registro precisa ser também o mais detalhado possível com data, classificação, fonte, destinação, etc.
- Análise dos gastos empresariais:
Se você já conhece quais são os gastos e já os tem devidamente registrados, é hora de separar (analisar) o que realmente é imprescindível e necessário do que é dispensável e supérfluo. Desta forma você vai identificar oportunidades de melhorias e garantir uma melhor gestão financeira.
Continuidade do Controle de Gastos Empresarial
Agora que você já aplicou o controle de gastos em sua empresa, é hora de saber como manter isto e fazer com que vire um hábito. Para tanto você vai precisar, inicialmente, de uma boa gestão financeira. Uma dica sobre esta gestão é terceirizá-la através do BPO financeiro.
Falaremos a respeito do BPO mais adiante. Agora confira 3 pilares para manter o controle financeiro e de gastos de sua empresa:
- Organização e Controle
Se a palavra da vez é organizar, passa a ser fundamental possuir processos financeiros muito bem definidos e utilizar as ferramentas e sistemas adequados para sua continuidade, sempre em conformidade com a realidade da empresa.
Integrar processos, automatizando-os e otimizando-os faz com que sua empresa se organize e trabalhe com mais eficiência e eficácia. O setor financeiro deve ser tratado sempre à parte, pois ele é o principal indicativo de que sua empresa vai bem (ou não).
Os gastos de uma empresa são gerados por departamentos e também por pessoas diferentes e entende-se que eles são necessários. Ainda que o departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, toda empresa precisa estar em sintonia quando o assunto se referir a gastos.
Isto garante maior transparência de todos os processos e gastos bem como facilita o controle e o acompanhamento de toda a gestão financeira.
- Planejamento Financeiro
Não é possível sequer pensar em controle de gastos sem um planejamento financeiro adequado. Esta frase encontra sentido quando analisamos que para a empresa não é suficiente saber o quanto gastou, mas sim saber o quanto pode gastar.
Lembrando ainda que este planejamento financeiro não é uma planilha elaborada uma única vez e deixada de lado. Este planejamento é contínuo, pois tudo muda a todo instante, principalmente em uma organização empresarial.
- Relatórios: A Visão do Todo
Não adianta também ter tantos controles, registos, tantos planejamentos se seus resultados não forem vistos em tempo real e, consequentemente, analisados. É a partir desta visão e desta análise que a tomada de decisão será mais assertiva, podendo decidir inclusive sobre os rumos da empresa.
A tecnologia pode ajudar e muito nesta questão.
BPO Financeiro: Como ele Pode Ajudar
É possível considerar que todos os benefícios disponibilizados pelo BPO irão resultar, de uma forma ou de outra, em uma redução de custos para a sua empresa e, ao reduzir custos, economiza-se nos gastos.
O BPO Financeiro se refere especificamente à terceirização da área de finanças. E porquê da ideia de terceirizar o setor financeiro de uma empresa, sendo ele tão vital?
Exatamente por esta importância toda, que este setor exige, que a proposta de ter uma empresa terceira cuidado exclusivamente das finanças de sua empresa é efetivamente válida.
Resumidamente, os serviços de BPO Financeiro consistem em:
- Registros diários e sistemáticos de todas as movimentações financeiras da empresa;
- Conciliação das contas bancárias;
- Conciliação de recebimentos em cartão de crédito;
- Inclusão no home banking das contas a pagar (a aprovação/autorização de pagamento é sempre realizada pelo gestor da empresa);
- Emissão de notas fiscais e boletos (para empresas prestadoras de serviços);
- Administração e controle do contas a pagar e receber;
- Demonstrativos financeiros da empresa, fluxo de caixa, DRE, etc., sempre em tempo real, na nuvem e pela internet, em qualquer lugar onde o gestor tenha pelo menos um dispositivo móvel com acesso à web;
- Acompanhamento por especialistas dos índices financeiros gerados pela empresa, facilitando análises e compreensão de dados;
- Consultoria especializada da gestão financeira da própria empresa.
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