A rotina corrida de clínicas e hospitais faz com que a guarda de documentos se torne ainda mais importante. Para muitos gestores e colaboradores, só de pensar na gestão desses documentos, já dá uma enorme dor de cabeça, isso porque a cada dia que se passa, o volume se torna ainda maior.

E mesmo quando o hospital ou a clínica é de pequeno porte, ainda assim essa guarda de documentos se faz necessária e precisa de muita atenção.

Todos os dias, pacientes saem e entram em diversas clínicas e hospitais do País. Alguns pacientes chegam a ter que retornar, quando o problema não foi resolvido, ou quando outro surge em decorrência de uma patologia já existente.

Em alguns casos, os pacientes precisam passar muitas semanas nesses estabelecimentos, recebendo tratamento, atenção e medicamentos específicos. Receituários são preparados, prontuários médicos também… imagine a quantidade de arquivos que não fica para o hospital ou clínica poderem gerir.

Só que a gestão ineficiente ou falha nesses documentos (porque são documentos de comprovação e tratamento), comprometeria não somente a saúde do paciente, mas também o apoio ao próprio hospital ou clínica que precisam de embasamentos para continuação do tratamento do paciente ou modificação das indicações médicas.

Documentos e mais documentos hospitalares e clínicos…

E o volume de informações só aumenta, à medida em que o paciente necessita ficar mais tempo no hospital.

Exames de todos os tipos são realizados, as indicações médicas vão seguindo de acordo com cada diagnóstico e resultado. Como se trata de um assunto muito sério e que envolve a vida do paciente, não dá para correr riscos.

Facilmente o volume de prontuários se multiplica. Daqui há pouco não será centenas de documentos médicos, mas milhares.

Documentos de exigência por parte dos órgãos reguladores

Não se pode esquecer dos documentos reguladores que são exigidos por vários órgãos. Esses documentos atestam e certificam a qualidade e a capacidade corporativa do hospital ou da clínica poderem atuar em conformidade com a Lei.

Há também os documentos administrativos que contém informações importantes sobre recursos humanos, capital e fornecedores. Ufa! A lista é bastante grande.

Como dimensionar o teor dessas documentações?

Obviamente, nenhuma mente, por mais inteligente e brilhante que seja, será capaz de armazenar tantas informações ao mesmo tempo.

E também não será capaz de dimensionar a demanda, de acordo com o crescimento hospitalar e clínico. Por esse motivo, fazer a guarda de documentos importantes como esses, é de vital importância, já que faz parte do patrimônio da unidade hospitalar, contendo informações relevantes sobre procedimentos e pacientes, servindo até mesmo para defesas processuais e jurídicas, caso seja necessário em algum momento.

Por normas legais e no intuito de preservar o acesso a esses documentos, o acervo de documentos do hospital e da clínica precisa ser direcionado.

O armazenamento inteligente e baseado em nuvem é uma das opções mais práticas e eficientes que existe atualmente. Principalmente se tratando de volumes com grande crescimento e em velocidade recorde.

Uma outra solução surge com sistemas eletrônicos chamados de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que fornece apoio aos administradores da papelada de forma prática, simples e ágil.

Portanto, é bom analisar as opções existentes, em vez de sofrer com a guarda de documentos ultrapassada e que ainda gera riscos de perdas pelas ações do tempo ou catástrofes da natureza.

Pense sobre o assunto e aja assertivamente, até porque nunca se sabe quando guardar um documento será tão essencial para proteção do seu hospital ou clínica médica!

Até a próxima!