Auditoria em ONGs: como se preparar e o que esperar

A auditoria é um daqueles temas que, à primeira vista, podem parecer complicados ou até assustadores.

Mas quando falamos de organizações não governamentais (ONGs), entender esse processo é essencial para manter tudo em ordem, conquistar mais confiança e até mesmo abrir portas para novos apoios e financiamentos.

Neste artigo, você vai entender de forma clara e prática o que é uma auditoria, o que esperar durante o processo e, principalmente, como se preparar para que tudo aconteça da forma mais tranquila possível.

O que é auditoria em ONGs e por que ela é importante?

Auditoria é basicamente uma forma de verificar se uma organização está fazendo uma boa gestão dos seus recursos e se está prestando contas de maneira correta.

No caso das ONGs, isso é ainda mais importante porque boa parte dos recursos que elas utilizam vem de doações, convênios com o governo ou financiadores privados que querem ter certeza de que o dinheiro está sendo usado com responsabilidade.

Não se trata de “desconfiar”, mas sim de um processo que ajuda a manter tudo transparente.

A auditoria mostra se os gastos estão de acordo com os objetivos da organização, se as regras estão sendo seguidas e se os documentos estão organizados da forma certa.

É como uma checagem geral para garantir que está tudo bem.

Outro ponto importante é que uma auditoria bem-feita pode fortalecer a sua imagem no mercado.

Muitas empresas e instituições só fazem parcerias com organizações que demonstram profissionalismo e transparência. Ter um histórico de auditorias positivas é um diferencial que mostra seriedade.

Além disso, a auditoria ajuda a identificar possíveis melhorias na forma como a organização lida com suas finanças e sua gestão.

Ou seja, ela não serve apenas para apontar falhas, mas também para ajudar a evoluir. É uma ferramenta de crescimento.

Vale lembrar que, mesmo que a auditoria não seja obrigatória em todos os casos, ela pode ser feita de forma voluntária justamente como uma forma de reforçar a credibilidade.

E isso faz toda a diferença na hora de captar novos recursos.

Tipos de auditoria aplicáveis a organizações do terceiro setor

Existem diferentes tipos de auditoria e, sim, algumas podem parecer mais técnicas, mas a ideia aqui é simplificar.

Vamos começar entendendo que a auditoria pode ser feita por pessoas de dentro (auditoria interna) ou por profissionais de fora, independentes (auditoria externa). E cada uma tem o seu papel.

A auditoria interna é feita por alguém da própria equipe ou por um setor específico criado para isso. Ela serve mais como uma revisão constante do que está sendo feito no dia a dia.

É uma forma de acompanhar os processos e prevenir erros antes que eles virem um problema maior.

Já a auditoria externa é aquela feita por uma empresa ou profissional contratado de fora, especializado nesse tipo de análise.

O objetivo aqui é ter uma visão imparcial e técnica sobre a organização. Essa é a auditoria que mais gera credibilidade junto a financiadores, parceiros e órgãos públicos.

Também existem classificações de acordo com o foco da auditoria. A mais comum é a auditoria financeira, que analisa se os números batem, se os documentos estão organizados e se os registros correspondem à realidade.

Além dela, há a auditoria operacional, que olha para a forma como a ONG está sendo gerida. Ela não foca só nos números, mas também em como os processos estão sendo feitos.

Isso inclui verificar se os recursos estão sendo utilizados com eficiência, se há desperdícios e se as atividades estão gerando os resultados esperados.

Por fim, há auditorias específicas exigidas por determinados financiadores. Alguns editais, por exemplo, pedem que seja feita uma auditoria ao final do projeto como condição para liberar os recursos.

Nestes casos, seguir o modelo solicitado é essencial para manter o apoio.

Quando a auditoria se torna obrigatória?

Nem toda ONG precisa passar por auditoria obrigatoriamente.

Isso vai depender de alguns fatores, principalmente ligados ao volume de recursos recebidos e ao tipo de parceria que a organização tem com o poder público ou com financiadores privados.

A auditoria se torna obrigatória, por exemplo, quando a organização recebe recursos públicos acima de certos valores definidos por lei. Isso acontece em contratos com órgãos do governo, como prefeituras, estados e ministérios.

Nesses casos, é uma exigência legal, e o não cumprimento pode até impedi-la de participar de novos projetos no futuro.

Outro momento em que a auditoria é obrigatória é quando a própria legislação que regula as ONGs exige esse tipo de prestação de contas.

Algumas categorias específicas de organizações sem fins lucrativos, como aquelas qualificadas como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP), têm regras próprias e mais rígidas sobre transparência.

Também há casos em que o estatuto da própria ONG define a necessidade de auditoria periódica.

Algumas organizações já inserem isso como uma prática de governança. Mesmo que a lei não obrigue, elas se comprometem, internamente, a serem auditadas em determinados períodos.

Além disso, financiadores estrangeiros, bancos de desenvolvimento ou grandes empresas que fazem doações podem exigir auditorias como condição para liberar recursos.

Isso é muito comum em projetos maiores, com metas de impacto social bem definidas.

Então, resumindo: a auditoria pode ser obrigatória por lei, por exigência de um parceiro, ou mesmo por decisão da própria.

O importante é entender se sua organização se enquadra em alguma dessas situações e se preparar desde já.

Como se preparar para uma auditoria 

Fotos: Freepik

Preparação é a chave para que o processo seja tranquilo e produtivo. E isso começa com a organização básica da casa.

O primeiro passo é manter todos os documentos organizados e acessíveis. Isso inclui comprovantes de despesas, contratos com fornecedores, relatórios de atividades, extratos bancários e registros de entrada e saída de recursos.

Ter tudo digitalizado ajuda bastante, mas é importante manter cópias físicas quando exigido.

Também é essencial ter clareza nos registros financeiros. Ou seja, as entradas e saídas de dinheiro precisam estar bem registradas, com descrição clara do que se trata cada movimentação.

Evite termos genéricos como “despesas diversas”. Quanto mais específico for o registro, melhor.

Outro ponto importante é garantir que as demonstrações financeiras estejam atualizadas e completas.

Mesmo que tenha um contador parceiro, é fundamental acompanhar o que está sendo feito. Isso evita surpresas e mostra que a gestão está por dentro de tudo.

A equipe da organização também deve estar ciente de que a auditoria vai acontecer.

Todos os envolvidos na parte administrativa e financeira precisam saber como responder, onde encontrar documentos e qual o papel de cada um no processo. Uma comunicação clara evita confusões.

Por fim, é útil montar um cronograma de preparação. Separar um tempo para revisar documentos, fazer uma pré-avaliação dos processos internos e identificar eventuais falhas antes da auditoria de fato começar pode fazer toda a diferença no resultado final.

O que o auditor avalia?

Quando o auditor chega, ele não está ali para “pegar no pé” da organização. O papel dele é verificar se as coisas estão sendo feitas com responsabilidade, seguindo regras mínimas de gestão e transparência.

E para isso, ele vai analisar diferentes pontos do funcionamento. Um dos focos principais é a parte financeira. 

O auditor vai verificar se as receitas e despesas estão bem registradas, se há documentos que comprovam os gastos e se os números apresentados batem com os extratos bancários e relatórios. Aqui, a clareza e a organização fazem toda a diferença.

Além disso, o auditor também pode analisar se a organização está cumprindo com obrigações legais, como entrega de declarações, impostos e relatórios exigidos por lei ou por contratos com parceiros.

Mesmo que ela seja isenta de alguns tributos, há regras que precisam ser seguidas.

Outro ponto que costuma ser observado são os controles internos. Isso significa verificar se existem procedimentos definidos para autorizar gastos, contratar serviços ou movimentar dinheiro.

Ter regras claras e seguir esses processos mostra que a organização tem uma gestão responsável.

O auditor também pode analisar como aplica os recursos em relação aos objetivos propostos.

Por exemplo, se o projeto era voltado para educação, os gastos devem estar alinhados com essa área. Gastos fora de contexto ou mal justificados podem gerar dúvidas e recomendações.

Por fim, o auditor vai emitir um parecer sobre tudo o que foi analisado. Esse parecer pode conter apontamentos, sugestões de melhorias ou, nos melhores casos, a confirmação de que está tudo em ordem.

Principais erros cometidos (e como evitá-los)

Apesar da boa vontade, muitas cometem erros durante a auditoria que poderiam ser evitados com um pouco mais de atenção no dia a dia.

Esses erros não significam má-fé, mas sim falta de preparo ou desconhecimento de boas práticas.

Um dos erros mais comuns é a falta de documentação adequada. Isso acontece quando a organização faz um gasto legítimo, mas não guarda o recibo, nota fiscal ou contrato.

Na auditoria, sem esses documentos, fica impossível comprovar que o gasto foi feito corretamente.

Outro erro frequente é o descontrole nas movimentações bancárias. ONGs que misturam contas pessoais com contas da organização ou que não fazem conciliação bancária regularmente acabam tendo dificuldades em apresentar uma visão clara das finanças.

Também há problemas com registros muito genéricos. Anotar uma despesa como “serviço” ou “compra” sem explicar do que se trata, com quem foi feito ou qual o objetivo, dificulta muito o trabalho do auditor.

A transparência começa na hora de registrar cada operação.

Algumas também deixam de seguir os processos que elas mesmas criaram. Se existe um procedimento para aprovação de despesas, por exemplo, ele precisa ser seguido sempre.

Do contrário, a organização perde credibilidade, mesmo que o gasto tenha sido legítimo.

Por fim, outro erro é não preparar a equipe. Às vezes, apenas uma pessoa sabe onde estão os documentos ou como funciona a contabilidade.

Isso gera confusão durante a auditoria e passa uma imagem de desorganização. É fundamental que todos estejam por dentro.

O que esperar após a auditoria?

Depois que a auditoria é concluída, o auditor vai elaborar um relatório com tudo o que foi analisado.

Esse documento é muito importante, porque mostra não só o que foi verificado, mas também aponta possíveis melhorias que a organização pode adotar para evoluir ainda mais.

Esse relatório normalmente inclui um parecer final, que pode dizer se está tudo certo ou se existem pontos que precisam de atenção.

Ele também costuma trazer observações detalhadas, como pequenas falhas nos processos, oportunidades de melhoria ou boas práticas já adotadas.

Esse é o momento em que a organização pode aprender com o processo. Mesmo que apareçam falhas, o importante é tratá-las com seriedade e pensar em como corrigi-las.

A auditoria não é um julgamento, mas sim uma ferramenta de melhoria contínua.

É comum que os resultados da auditoria sejam compartilhados com o conselho da organização, com parceiros ou até mesmo com o público, como forma de reforçar a transparência.

Essa divulgação ajuda a fortalecer a reputação da organização e mostra que ela leva a gestão a sério.

Se a auditoria foi exigida por algum financiador, o relatório vai servir como prestação de contas.

Por isso, é importante garantir que ele seja enviado dentro do prazo, com todos os documentos solicitados anexados.

Isso mostra comprometimento e pode garantir novas parcerias no futuro.

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Um bom contador em Campo Grande pode te ajudar a implementar controles internos mais eficientes, manter os documentos organizados e até identificar oportunidades de melhoria que passam despercebidas no dia a dia.

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