Controlar gastos significa realizar uma gestão completa da destinação de todos os recursos financeiros de uma empresa. Esta gestão precisa de um planejamento prévio para ser bem feita e precisa também ter continuidade, o a saúde financeira de sua empresa pode ficar comprometida.

Se analisarmos que o objetivo de qualquer empreendimento é obter lucro, independente da missão ou nicho de mercado que tenha, concluiremos facilmente que é da gestão financeira, realizada de maneira coesa e eficaz, que sairão os resultados positivos do negócio.

Deste modo, dar real atenção à gestão financeira bem como ao controle de gastos de uma organização é de vital importância para o seu sucesso. Neste artigo, você vai saber coo tornar o controle de gastos um hábito contínuo e os recursos que poderá utilizar para conseguir isto. Acompanhe.

Qual a Importância do Controle de Gastos?

Se estamos falando de financeiro e de controle de gastos, torna-se necessário que você saiba bem qual sua real importância. Considerando o dia a dia de uma empresa, sabemos que esta utiliza-se de uma série de recursos que são constantemente movimentados, contratados e até removidos.

A palavra é recurso, mas estamos falando de dinheiro entrando e saindo a todo momento. Como ter um controle efetivo e regular de tudo isto? Tudo bem, a empresa pode estar vendendo muito, mas isto não significa, necessariamente, que está tudo bem com o setor financeiro da mesma.

No que tange às saídas financeiras, principalmente gastos com manutenção, produção e crescimento da organização, é fundamental ter um controle bem apurado, ou você corre o sério risco de comprometer a saúde financeira de sua empresa.

É daí que surge a importância de um eficiente controle de gastos empresariais. 

Como Aplicar o Controle de Gastos em Minha Empresa?

Para garantir esta continuidade no controle de gastos de sua empresa, podemos alavancar 3 ações fundamentais que precisarão ser tomadas: 

1. Controlando todas as movimentações e identificando os gastos: 

Toda e qualquer movimentação financeira da empresa precisa ser bem conhecida e devidamente controlada. Uma vez feito isso, os gastos serão mais facilmente identificados, bem como as prioridades do negócio.

2. O registro adequado de todos os gastos empresariais: 

Para definir prioridades e separar o que é necessário do supérfluo, considerando gastos da empresa, estes precisam ser muito bem registrados pois só assim será possível promover um acompanhamento contínuo e duradouro. 

Este registro precisa ser também o mais detalhado possível com data, classificação, fonte, destinação, etc. 

3. Análise dos gastos empresariais: 

Se você já conhece quais são os gastos e já os tem devidamente registrados, é hora de separar (analisar) o que realmente é imprescindível e necessário do que é dispensável e supérfluo. Desta forma você vai identificar oportunidades de melhorias e garantir uma melhor gestão financeira.

Continuidade do Controle de Gastos Empresarial

Agora que você já aplicou o controle de gastos em sua empresa, é hora de saber como manter isto e fazer com que vire um hábito. Para tanto você vai precisar, inicialmente, de uma boa gestão financeira. Uma dica sobre esta gestão é terceirizá-la através do BPO financeiro. 

Falaremos a respeito do BPO mais adiante. Agora confira 3 pilares para manter o controle financeiro e de gastos de sua empresa:

1. Organização e Controle

Se a palavra da vez é organizar, passa a ser fundamental possuir processos financeiros muito bem definidos e utilizar as ferramentas e sistemas adequados para sua continuidade, sempre em conformidade com a realidade da empresa.

Integrar processos, automatizando-os e otimizando-os faz com que sua empresa se organize e trabalhe com mais eficiência e eficácia. O setor financeiro deve ser tratado sempre à parte, pois ele é o principal indicativo de que sua empresa vai bem (ou não).

Os gastos de uma empresa são gerados por departamentos e também por pessoas diferentes e entende-se que eles são necessários. Ainda que o departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, toda empresa precisa estar em sintonia quando o assunto se referir a gastos.

Isto garante maior transparência de todos os processos e gastos bem como facilita o controle e o acompanhamento de toda a gestão financeira.

2. Planejamento Financeiro

Não é possível sequer pensar em controle de gastos sem um planejamento financeiro adequado. Esta frase encontra sentido quando analisamos que para a empresa não é suficiente saber o quanto gastou, mas sim saber o quanto pode gastar.

Lembrando ainda que este planejamento financeiro não é uma planilha elaborada uma única vez e deixada de lado. Este planejamento é contínuo, pois tudo muda a todo instante, principalmente em uma organização empresarial.

3. Relatórios: A Visão do Todo

Não adianta também ter tantos controles, registos, tantos planejamentos se seus resultados não forem vistos em tempo real e, consequentemente, analisados. É a partir desta visão e desta análise que a tomada de decisão será mais assertiva, podendo decidir inclusive sobre os rumos da empresa.

A tecnologia pode ajudar e muito nesta questão.

BPO Financeiro: Como ele Pode Ajudar

É possível considerar que todos os benefícios disponibilizados pelo BPO irão resultar, de uma forma ou de outra, em uma redução de custos para a sua empresa e, ao reduzir custos, economiza-se nos gastos.

O BPO Financeiro se refere especificamente à terceirização da área de finanças. E porquê da ideia de terceirizar o setor financeiro de uma empresa, sendo ele tão vital?

Exatamente por esta importância toda, que este setor exige, que a proposta de ter uma empresa terceira cuidado exclusivamente das finanças de sua empresa é efetivamente válida. 

Resumidamente, os serviços de BPO Financeiro consistem em:

• Registros diários e sistemáticos de todas as movimentações financeiras da empresa;
• Conciliação das contas bancárias;
• Conciliação de recebimentos em cartão de crédito;
• Inclusão no home banking das contas a pagar (a aprovação/autorização de pagamento é sempre realizada pelo gestor da empresa);
• Emissão de notas fiscais e boletos (para empresas prestadoras de serviços);
• Administração e controle do contas a pagar e receber;
• Demonstrativos financeiros da empresa, fluxo de caixa, DRE, etc., sempre em tempo real, na nuvem e pela internet, em qualquer lugar onde o gestor tenha pelo menos um dispositivo móvel com acesso à web;
• Acompanhamento por especialistas dos índices financeiros gerados pela empresa, facilitando análises e compreensão de dados;
• Consultoria especializada da gestão financeira da própria empresa.

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