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Como Criar um Fundo de Emergência para sua Empresa

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Como Criar um Fundo de Emergência para sua Empresa? Para se criar um fundo ou reserva de emergência será necessário muita disciplina financeira e uma gestão estratégica rigorosa de todos os recursos disponíveis. Em suma, a saúde financeira da organização precisa estar muito bem.

E para conseguir chegar a este ponto, existe uma série de fatores que precisam ser providenciados e acompanhados como controle de gastos, gestão financeira eficaz, contabilidade, estoque, entre muitos outros. Vale lembrar que esta “reserva” emergencial, muitas vezes, serve como fator de sobrevivência para muitas empresas.

Há de se imaginar que com uma crise econômica de âmbito global, ter um fundo de reserva pode parecer difícil, mas não é bem assim. Neste post, vamos mostrar como criar esta reserva emergencial, sua importância e daremos dicas importantes para garantir a boa saúde financeira de sua empresa. Confira.

O que é um Fundo Emergencial e para que ele Serve?

Não se pode confundir valores considerados como reserva emergencial com valores disponibilizados para investimentos, pois são coisas diferentes e tem funções igualmente diferentes. 

Essa reserva emergencial pode muitas vezes resgatar a sobrevivência econômica de uma empresa, principalmente em momentos em que se deparam com dívidas muito altas, crises econômicas severas, entre outros fatores aleatórios.

Nestes momentos, se a empresa não tiver um fundo emergencial, muito provavelmente terá que recorrer ao mercado, buscando crédito e/ou empréstimos para garantir a continuidade do negócio. O problema é que este crédito vai virar gasto, dívida.

Por conceito, fundos de emergências consiste no processo de guardar/poupar um valor, por determinados períodos, com o objetivo único de se precaver em caso de necessidade ou para amparar e atender estas necessidades financeiras de uma empresa. 

Esta reserva vai ser usada sempre de forma emergencial tanto para quitar dívidas mais tranquilamente como também proporcionar investimentos, para que a empresa possa crescer mais rapidamente, aproveitando oportunidades de negócio.

Saiba como Fazer uma Reserva Emergencial

A base de um fundo emergencial é poupar e para que isto seja possível, como já dissemos inclusive, as finanças da empresa precisam estar afinadíssimas, ou seja, tudo deve estar organizado e em ordem. Isto não quer dizer que a empresa não pode ter dívidas ou outros ônus.

Mesmo com dívidas, é possível provisionar um valor “X” para uma reserva de emergência. Mas quando se toma a decisão de criar este fundo, é preciso ter exatidão na realidade do caixa da empresa e de todas as finanças, para que não venha faltar em algum momento, ou prejudicar algum negócio.

Um fundo de reserva não pode gerar um gasto para a organização, ou não faria sentido. Assim, esta reserva é criada a partir da destinação de parte dos lucros da empresa. Deste modo, se sua empresa está operando no vermelho, terá primeiro que regularizar esta situação, para depois pensar em um fundo emergencial.

Assim, considerando esse contexto, a primeira coisa a ser feita para a criação de um fundo de reserva é discutir o controle de gastos e a redução de despesas consideradas não essenciais, tudo de forma estratégica. 

É importante salientar ainda que a gestão financeira precisa ter dados e informações precisas para discutir e conseguir indicar a possibilidade (ou não) da criação de um fundo de emergência.

3 Passos para Criar o Fundo de Emergência

  1. Passo: Mapeando e entendendo o custo do fluxo de caixa da empresa: se a intenção é poupar para criar uma reserva emergencial, será necessário que a gestão financeira e sua equipe acompanhem em tempo real as atividades do fluxo de caixa da empresa.

Todas essas informações obtidas nesse acompanhamento devem ser registradas e, para isso, será necessário utilizar-se de ferramentas como sistemas de gestão financeira ou mesmo planilhas de fluxo de caixa.

A intenção é saber quais são os valores da receita líquida da empresa, bem como os seus gastos, considerando um determinado período de tempo. 

  1. Passo: Avaliar e se necessário rever as prioridades: quando o gestor financeiro já tem uma exatidão sobre as possibilidades financeiras da empresa, será possível então ter um controle de gastos mais efetivo, visando encontrar o valor à ser economizado com base nos lucros.
  1. A reserva precisa ter um valor fixo mensal: feitas todas as análises, será possível enfim definir um percentual fixo do faturamento para ser poupado. Este valor pode e deve ser investido e pode ainda ser aumentado gradativamente, se for possível.

O Planejamento Estratégico do Fundo de Emergência

Este planejamento estratégico possui duas partes distintas: a primeira quando a empresa se encontra no vermelho e precisa sair desta situação para conseguir criar um fundo de emergência; a segunda é quando a empresa precisou usar a reserva emergencial parcialmente ou em sua totalidade, pensando na reposição destes valores. 

Planejamento Estratégico: Regularizando as Contas

Uma boa maneira de regularizar as contas quando a empresa se encontra em crise financeira é ter um controle de gastos efetivo. Além disso, a gestão financeira precisa ser mais eficiente neste momento, para saber na hora certa (em tempo real) tudo que está entrando e principalmente saindo da empresa, em termos de valores.

A dica aqui é usar a terceirização financeira, ou o BPO Financeiro. O BPO financeiro atua diretamente em todas as rotinas de uma gestão de recebíveis e de pagamentos, sejam de fornecedores ou não, por meio de um estruturado fluxo de autorizações e também de informações.

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Planejamento Estratégico: Reposição de Valores

Após ter criado a reserva emergencial, por algum motivo, sua empresa precisou usar parte ou o valor total ali economizado. Como e quando repor este valor? Quais estratégias poderão ser utilizadas para mantê-lo sempre disponível e com valores equivalentes?

Essas e outras questões precisarão ser constantemente discutidas e definidas. As análises precisam contar com dados confiáveis e de preferência em tempo real, para que as decisões certas sejam tomadas nas horas certas. 

Dessa maneira, o fundo de reserva irá se tornar um grande aliado na sustentabilidade financeira da empresa.

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