Erros na contabilidade da sua empresa que você deve evitar para garantir a saúde financeira e a transparência dos seus negócios. 

O que uma má gestão na contabilidade da sua empresa pode trazer? É importante pensar sobre isso e se atentar nas consequências que isso pode causar.

Isso porque a contabilidade é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, seja qual for o seu porte ou o setor atuação. É através dela que as finanças são gerenciadas, as obrigações legais são cumpridas e os impostos são pagos.

E quando falamos em erros contábeis e financeiros, estamos falando sobre multas, perda de negócios e até processos legais.

Por isso, é necessário reconhecer esses erros e colocar as coisas em ordem para que isso não aconteça.

Então, se você é um empresário ou quer iniciar no empreendedorismo, este artigo pode ser uma excelente oportunidade para você revisar seus processos e garantir que as coisas estejam em ordem.

Misturar finanças pessoais e empresariais

Foto: Marcelo Casal Jr/Agência Brasil

Usar os cartões e dinheiro da empresa é um dos erros mais comuns no mundo do empreendedorismo. Infelizmente, muito empresários acabam não tendo esse cuidado e não fazem a separação das finanças.

Achar que aquele valor não vai fazer falta no caixa, é ignorar graves consequência lá na frente.

Quando você não coloca uma linha separando as finanças pessoais e empresariais, você perde o controle de como as coisas estão funcionando na sua empresa.

Um exemplo disso é em relação aos registros contábeis. Se as despesas pessoais são registradas como despesas empresariais, os registros financeiros ficam imprecisos e as análises financeiras e decisões de negócios podem ser comprometidas.

“Ah, mas é um dinheiro insignificante, nem vai fazer falta”. Quando falamos em caixa da empresa estamos falando de fluxo, um dinheiro que precisa estar ali para pagar fornecedores, luz e outras despesas.

Isso pode virar um hábito e o valor pode ficar maior cada vez que você o retira. Por isso, sempre orientamos que as finanças da pessoa física e jurídica precisam estar bem separadas.

Não acompanhar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos principais indicadores financeiros de uma empresa e, por isso, é fundamental que ele seja monitorado regularmente. Infelizmente, muitas empresas não acompanham o fluxo de caixa de forma adequada e sofrem as consequências disso posteriormente.

O controle do fluxo de caixa permite identificar quando a empresa está nos limites e planejar o que deve ser feito a partir do que você tem ou vai receber.

Para acompanhar o fluxo de caixa adequadamente, a empresa deve manter registros precisos de todas as entradas e saídas de dinheiro, além de monitorar regularmente as contas a receber e a pagar.

É importante que você ou o responsável tenha acesso fácil aos dados do fluxo de caixa e que os relatórios sejam claros e fáceis de entender.

Não emitir notas fiscais

Foto: Drazen Zigic/Freepik

Empreendedores que optam por não emitir nota fiscal, podem achar que é uma forma de diminuir os custos do seu negócio, mas a verdade é que isso pode gerar muito mais prejuízo.

As notas fiscais são documentos que comprovam as transações comerciais e são necessárias para que as empresas cumpram suas obrigações fiscais e tributárias.

Segundo as normas, todas as transações comerciais estão sujeitas à obrigatoriedade, com exceção dos MEIs (Microempreendedores Individuais), que só precisam cumprir essa exigência quando realizam vendas ou prestam serviços a outras empresas (pessoas jurídicas).

Então, você se enquadra nos requisitos, é importante que siga as regras. Isso porque a não emissão de notas fiscais pode levar a multas e processos legais.

Além das questões legais, a emissão garante segurança ao seu negócio, pois elas servem como comprovantes de pagamento e ajudam a empresa a manter um registro preciso das suas receitas e despesas.

Por fim, a emissão de notas fiscais é um requisito para que a empresa possa participar de licitações públicas. Sem notas fiscais, a empresa não pode comprovar sua capacidade financeira e tributária e, portanto, não pode participar de processos licitatórios.

Não manter registros precisos

É preciso estar sempre atento ao que acontece na empresa e isso inclui verificar se tudo está sendo documentado.

Os registros financeiros são a base da gestão contábil e financeira da empresa e são fundamentais para tomada de decisões estratégicas. São a partir dessas informações obtidas que você terá um norte sobre os próximos passos do seu negócio.

O primeiro problema que surge quando não se mantém registros precisos é a impossibilidade de acompanhar de perto o desempenho financeiro da empresa. Sem os dados, é impossível saber qual é o lucro e despesas que aquele determinado período gerou.

Todos esses dados são necessários para que você consiga visualizar o andamento das finanças da sua empresa e analisar o que deve manter, melhorar ou mudar.

Não se alia a um sistema

Foto: Freepik

Para manter todos os documentos registrados e atualizados, é preciso contar com um sistema que facilite esse processo para você.

Ter um software te auxiliando é essencial para automatizar processos, como armazenar documentos, registrar transações e garantir que todas as informações financeiras sejam tratadas de forma correta.

Quando isso é feito de maneira manual, pode surgir possíveis falhas humanas. Ao usar um sistema, é possível reduzir a margem de erro na hora de registro. Com um software confiável, é possível minimizar a probabilidade de cálculos imprecisos e duplicações de dados.

Não realizar um planejamento tributário

Quanto de dinheiro você pode perder sem ter um planejamento tributário? Podemos dizer que é um número significativo.

O planejamento tributário é uma ferramenta crucial para a gestão financeira e estratégica de uma empresa. Sem ele, você não consegue aproveitar os incentivos fiscais oferecidos pelo governo.

“E o que isso tem a ver com a perda de dinheiro?”

Em primeiro lugar, a falta de um planejamento tributário eficiente pode levar ao pagamento excessivo de impostos. Isso porque existem muitas formas legais de diminuir o pagamento de impostos.

Um exemplo disso é a mudança da embalagem do “Sonho de Valsa” que era classificado como bombom e depois se tornou wafer. Esta mudança está relacionada à estratégia da marca em reduzir seus encargos fiscais.

Como você pode ver, a falta de planejamento tributário dificulta a tomada de decisões estratégicas.

Um bom planejamento tributário permite que a empresa identifique oportunidades de investimento, expansão ou reestruturação, considerando os impactos fiscais dessas ações.

Sem ele, a empresa pode tomar decisões que resultem em custos fiscais inesperados ou perda de benefícios fiscais, limitando seu potencial de crescimento.

“E como é feito esse planejamento?”. Existem várias formas, mas para saber como deve ser feito é preciso entender como a sua empresa funciona. É necessário levar em conta desde a forma de tributação mais adequada, passando por escolhas entre regimes tributários, até a redução de impostos.

Para realizar um planejamento tributário, é preciso ter um profissional responsável pela contabilidade que analise o seu negócio e encontre as melhores formas de ajudar a sua empresa a reduzir custos e impostos.

Soluções Contili Contabilidade para sua empresa

Ter erros na contabilidade da sua empresa pode trazer grandes consequências, sejam elas ilegais ou quanto a perda de dinheiro.

Sabemos que existem muitas demandas para cuidar em uma empresa, mas é de extrema importância dar uma atenção maior as questões financeiras e contábeis.

Como nós mostramos nesse artigo, é preciso estar atento a cada detalhe para que o seu negócio esteja em uma crescente e não passe por apuros. Por isso, é importante contar um contador para te ajudar a identificar e prevenir esses erros.

Nós da Contili Contabilidade Campo Grande estamos sempre atentos as necessidades dos nossos clientes, oferecendo soluções personalizadas para cada negócio.

Então, se você percebeu que comete alguns dos erros que listamos ou não quer cometê-los, não deixe de procurar a nossa equipe de especialistas para te orientar da melhor maneira.