Como fazer um bom controle de custos na sua empresa

Manter um negócio saudável financeiramente é muito mais do que vender bem. Muitas empresas quebram mesmo com um bom volume de vendas simplesmente porque não controlam para onde o dinheiro está indo.

É como tentar encher um balde furado: não importa o quanto entra, se sai na mesma velocidade, o resultado será sempre o mesmo. E é aí que entra o controle de custos.

Quando falamos em controlar custos, não estamos falando apenas de cortar gastos de forma aleatória.

Trata-se de conhecer profundamente todos os custos envolvidos na operação, entender o que é essencial, o que pode ser reduzido e o que precisa ser eliminado.

É ter uma visão clara de onde cada centavo é investido e se esse investimento está trazendo retorno.

Ao longo deste artigo, você vai ver que o controle de custos não é um bicho de sete cabeças.

Mesmo que você não tenha conhecimento avançado em contabilidade ou finanças, é totalmente possível implementar estratégias eficazes para manter o caixa da empresa saudável.

E o melhor: sem abrir mão da qualidade ou prejudicar o crescimento.

Também vamos abordar exemplos práticos, métodos simples e ferramentas acessíveis que qualquer empreendedor pode começar a usar ainda hoje. Afinal, informação sem ação não gera resultado.

Então, se você quer entender de forma clara como manter os custos sob controle, evitar desperdícios e melhorar sua lucratividade, continue lendo.

Este guia vai mostrar que controlar custos pode ser muito mais simples do que parece, desde que seja feito de forma planejada e contínua.

O que é controle de custos e por que ele é vital para sua empresa

Controle de custos é o processo de identificar, registrar, analisar e gerenciar todos os gastos necessários para manter uma empresa funcionando.

Isso inclui desde despesas previsíveis, como aluguel e salários, até pequenos valores que muitas vezes passam despercebidos, como a compra de materiais de escritório ou gastos eventuais com deslocamentos.

Quando o empreendedor passa a ter uma visão completa de todos esses números, ele ganha mais segurança para tomar decisões e mais clareza para definir estratégias.

Manter esse controle significa saber exatamente quanto custa manter a operação ativa mês após mês.

Com esses dados, fica mais fácil prever o faturamento mínimo necessário para cobrir as despesas e ainda gerar lucro.

Sem essa base sólida, a empresa pode ter aumento no volume de vendas e, mesmo assim, fechar o mês no vermelho porque os gastos estão crescendo no mesmo ritmo ou até mais rápido.

Mais do que reduzir gastos, o controle de custos serve para alocar recursos de forma mais inteligente.

Quando você sabe onde o dinheiro está sendo gasto, pode priorizar investimentos que tragam mais retorno e eliminar ou reduzir o que não agrega valor ao negócio.

Essa consciência evita desperdícios e mantém a empresa competitiva.

É comum pensar que o controle de custos é algo complexo ou exclusivo de grandes empresas, mas é justamente nas pequenas e médias que ele faz mais diferença.

Como os recursos são mais limitados, qualquer gasto desnecessário pode representar um impacto considerável no caixa e até comprometer a continuidade da operação.

Tipos de custos que sua empresa deve acompanhar

Conhecer os diferentes tipos de custos é essencial para organizar o controle financeiro e tomar decisões mais assertivas.

Cada categoria exige uma forma de análise e de acompanhamento, e entendê-las evita confusões que podem comprometer a interpretação dos números.

Os custos fixos são aqueles que não mudam significativamente, mesmo que a produção ou as vendas aumentem ou diminuam. Exemplos incluem aluguel, salários, licenças de software e serviços de limpeza.

Como são previsíveis, podem ser planejados com antecedência, mas ainda assim devem ser avaliados periodicamente para verificar se há oportunidades de redução.

Já os custos variáveis mudam de acordo com o volume de produção ou vendas. Matéria-prima, embalagens, comissões e gastos com frete entram nessa categoria.

Eles exigem acompanhamento constante, pois qualquer variação nos preços ou aumento na demanda impacta diretamente o valor final do produto ou serviço e, consequentemente, a margem de lucro.

Também é importante diferenciar custos diretos de indiretos. Custos diretos estão ligados de forma imediata ao produto ou serviço, como os ingredientes usados em um restaurante ou o tecido em uma confecção.

Os indiretos não estão relacionados diretamente à produção, mas são necessários para o funcionamento da empresa, como energia elétrica do escritório ou serviços administrativos.

Há ainda os custos operacionais, que fazem parte do dia a dia do negócio, e os não operacionais, que ocorrem de forma eventual, como multas, reformas ou gastos emergenciais.

Saber diferenciar cada um ajuda a analisar melhor os relatórios e identificar onde é possível economizar sem comprometer a operação.

Por fim, compreender essas classificações não é apenas um exercício técnico, mas uma ferramenta para melhorar a tomada de decisão.

Ao saber exatamente onde cada gasto se encaixa, você consegue agir com mais precisão, direcionar negociações com fornecedores e ajustar preços para manter a rentabilidade.

Etapas para implementar um controle de custos eficiente

Fotos: Freepik

A primeira etapa para controlar os custos de forma eficiente é mapear absolutamente todos os gastos da empresa.

Isso inclui não apenas as grandes despesas, como aluguel e folha de pagamento, mas também pequenos valores que muitas vezes passam despercebidos, como assinaturas de softwares pouco utilizados.

Esse levantamento inicial deve ser feito com atenção, pois a precisão dos dados será a base para todas as análises e decisões seguintes.

Após registrar todos os custos, é hora de classificá-los em categorias, como fixos, variáveis, diretos, indiretos, operacionais e não operacionais.

Essa organização permite visualizar onde os recursos estão sendo aplicados e facilita identificar quais áreas demandam mais atenção.

Por exemplo, se os custos variáveis estão crescendo de forma acelerada, pode ser necessário renegociar preços com fornecedores ou revisar processos para aumentar a eficiência.

O próximo passo é estabelecer indicadores de desempenho para acompanhar a evolução dos custos.

Métricas como custo por unidade produzida, custo por cliente atendido ou margem de contribuição por produto ajudam a avaliar se a operação está saudável e lucrativa.

Esses números permitem detectar rapidamente qualquer alteração que possa comprometer o caixa e agir antes que o problema se torne maior.

Com as categorias definidas e os indicadores em funcionamento, é essencial criar uma rotina de monitoramento.

Isso pode ser feito semanalmente ou mensalmente, dependendo do volume de movimentações financeiras da empresa.

O acompanhamento contínuo é fundamental para perceber mudanças nos padrões de gastos e agir com agilidade, evitando que aumentos injustificados se tornem permanentes.

Por último, esteja preparado para ajustar sempre que necessário. O controle de custos não é algo estático, e sim um processo dinâmico que exige revisões constantes.

Ao perceber que um gasto está acima do previsto, investigue a causa e busque alternativas, seja trocando de fornecedor, repensando a forma de produção ou até substituindo insumos. 

Ferramentas e métodos para controlar custos

O controle de custos pode ser feito de várias maneiras, e a escolha da ferramenta ideal depende do tamanho da empresa, da complexidade das operações e da familiaridade da equipe com tecnologia.

Para negócios menores, uma planilha bem estruturada no Excel ou no Google Sheets já é suficiente para começar.

O importante é que ela seja atualizada com frequência e organizada por categorias, facilitando a leitura e a análise dos dados.

Para quem busca mais agilidade e automação, existem softwares de gestão empresarial, conhecidos como ERPs, que integram setores como vendas, estoque, finanças e até folha de pagamento.

Esses sistemas geram relatórios completos, permitindo que o gestor acompanhe em tempo real como os custos estão evoluindo e identifique oportunidades de economia.

Apesar de representarem um investimento, costumam compensar pelo ganho de eficiência.

Outra alternativa são aplicativos de controle financeiro que funcionam diretamente no celular, permitindo registrar gastos de qualquer lugar.

Isso é especialmente útil para empresas que trabalham com equipes externas ou que realizam muitas compras no dia a dia.

A praticidade de registrar custos no momento em que eles acontecem ajuda a evitar esquecimentos e lacunas nas informações.

Independente da ferramenta escolhida, é fundamental que ela seja simples o bastante para ser usada no dia a dia, mas robusta o suficiente para gerar informações confiáveis.

De nada adianta investir em um sistema complexo se a equipe não consegue utilizá-lo de forma consistente. A aderência ao método é mais importante do que a sofisticação tecnológica.

Além disso, é recomendável que a ferramenta utilizada tenha possibilidade de integração com o trabalho do contador.

Isso agiliza a troca de informações e evita retrabalho, já que os dados podem ser exportados diretamente, garantindo mais precisão e economia de tempo tanto para a gestão interna quanto para a contabilidade.

Boas práticas para manter os custos sob controle

Negociar com fornecedores é uma das práticas mais eficientes para reduzir custos sem comprometer a qualidade do produto ou serviço.

Muitas vezes, um simples pedido de revisão de contrato ou a busca por alternativas de fornecimento já resulta em valores mais competitivos.

Também vale considerar a possibilidade de compras em maior volume, o que pode gerar descontos, desde que não comprometa o fluxo de caixa.

Reduzir desperdícios é outra forma poderosa de manter as despesas sob controle. Isso envolve desde a economia de insumos e materiais até o uso consciente de energia e recursos no escritório ou na produção.

Pequenas ações, como desligar equipamentos quando não estão em uso ou otimizar processos para evitar retrabalho, podem gerar uma economia significativa no longo prazo.

Revisar contratos periodicamente também é essencial. Planos de internet, telefonia, serviços de manutenção e até assinaturas digitais podem ter alternativas mais baratas ou pacotes mais adequados ao momento da empresa.

Muitas vezes, permanecemos com contratos antigos que não refletem mais as necessidades atuais do negócio.

Criar uma cultura organizacional voltada para a eficiência é um passo estratégico que impacta diretamente o controle de custos.

Quando todos os colaboradores entendem a importância de evitar desperdícios e buscar soluções mais econômicas, as chances de manter as finanças equilibradas aumentam.

Isso pode ser incentivado por meio de treinamentos, metas e até recompensas para boas ideias de economia.

Por fim, ter um orçamento claro e bem definido ajuda a manter a disciplina. Quando cada setor da empresa sabe exatamente quanto pode gastar e quais são as prioridades, fica mais fácil evitar excessos.

O orçamento atua como um guia, orientando as decisões de compra e investimento de forma alinhada aos objetivos do negócio.

Papel da contabilidade no controle de custos

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Muito além de calcular impostos e cumprir obrigações fiscais, o contador pode oferecer análises detalhadas que ajudam o empresário a entender melhor sua estrutura de gastos.

Essas informações permitem identificar áreas de desperdício e oportunidades de economia.

Com relatórios claros e precisos, o contador consegue mostrar quais setores da empresa estão consumindo mais recursos e se esse consumo está alinhado ao retorno que geram.

Esse tipo de análise é valioso para direcionar investimentos e priorizar melhorias.

Além disso, a contabilidade garante que todos os registros estejam corretos e em conformidade com a legislação.

Isso evita multas e penalidades que, além de gerar prejuízos financeiros, podem comprometer a reputação da empresa. Um bom controle fiscal também previne surpresas desagradáveis no fluxo de caixa.

Manter uma boa comunicação com o contador é fundamental. Quanto mais precisas e atualizadas forem as informações fornecidas, mais assertivas serão as orientações recebidas.

Essa parceria permite que as decisões sejam tomadas com base em dados concretos e não apenas em suposições.

Soluções de um contador em Campo Grande para o seu negócio

Se você chegou até aqui, já sabe que o controle de custos é fundamental para manter o seu negócio saudável e competitivo.

Mas colocar tudo isso em prática exige atenção, disciplina e, muitas vezes, conhecimento técnico que nem todo empreendedor tem tempo de desenvolver.

É nesse ponto que contar com um contador em Campo Grande pode se tornar um grande diferencial.

Um contador em Campo Grande conhece de perto as particularidades da economia local, as exigências fiscais e as oportunidades que podem beneficiar empresas da região.

Esse conhecimento permite que o acompanhamento financeiro seja mais preciso e adaptado à realidade do seu negócio, ajudando a reduzir custos desnecessários e a identificar novas possibilidades de crescimento.

Mais do que cuidar das obrigações fiscais, um contador em Campo Grande atua como parceiro estratégico, oferecendo relatórios claros, análises detalhadas e orientações que facilitam a tomada de decisão.

Com esse suporte, você consegue se concentrar nas estratégias e operações da sua empresa, enquanto as questões financeiras e contábeis ficam sob cuidado profissional.

Se você busca uma parceria assim, que entenda suas necessidades e trabalhe para fortalecer o seu negócio, entre em contato com a Contili Contabilidade e descubra como podemos ajudar.