Como gerenciar pagamentos via convênios e particulares 

Gerenciar pagamentos em uma clínica ou consultório é um dos maiores desafios enfrentados pelos profissionais da saúde.

Lidar com pagamentos feitos por convênios médicos e pacientes particulares exige organização, planejamento e um bom controle financeiro.

Neste artigo, você encontrará orientações práticas e simples para administrar de maneira eficiente e garantir a sustentabilidade financeira do seu negócio.

Entenda a diferença: convênios vs. particulares

Antes de organizar sua gestão financeira, é importante compreender as principais diferenças entre feitos por convênios e por pacientes particulares.

Cada modalidade possui características distintas que influenciam diretamente o fluxo de caixa da sua clínica.

Convênios médicos são empresas intermediárias que realizam o pagamento pelos serviços prestados ao paciente. Isso significa que sua clínica não recebe o valor diretamente do paciente, mas do convênio.

O ponto positivo é que esse dinheiro são mais previsíveis, mas podem demorar semanas ou até meses para serem realizados. Além disso, existem regras específicas e contratos que devem ser seguidos à risca.

Já os pacientes particulares fazem o pagamento diretamente ao profissional ou à clínica no momento da consulta ou procedimento. A grande vantagem é o recebimento imediato, sem intermediários.

Contudo, esse tipo pode ser mais instável, dependendo da fidelização e frequência dos pacientes.

Uma boa estratégia de gestão passa por saber equilibrar essas duas modalidades. Ter uma base de convênios que garanta uma receita constante e, ao mesmo tempo, investir em marketing para atrair pacientes particulares pode ser a solução ideal.

Para facilitar ainda mais, você pode listar os convênios aceitos pela sua clínica e deixar essa informação acessível aos pacientes.

Isso ajuda a evitar confusões e permite que seu time de atendimento forneça orientações claras desde o primeiro contato.

Além disso, seja transparente com os pacientes particulares sobre preços e formas aceitas. Isso evita surpresas e melhora a experiência do paciente com sua clínica.

Processos de faturamento e cobrança

Um dos pontos mais importantes é entender como funcionam os processos de faturamento e cobrança.

Eles variam bastante entre convênios e particulares, e uma abordagem organizada pode evitar problemas financeiros.

Pagamentos via convênios

Com os convênios médicos, o pagamento depende do envio correto das guias de atendimento. Cada consulta ou procedimento precisa ser documentado e submetido ao convênio dentro do prazo estabelecido no contrato.

Qualquer erro ou falta de informações pode resultar em glosas (rejeição de pagamentos).

É fundamental ter uma rotina de verificação e envio desses documentos. Um erro comum é deixar essa tarefa para o final do mês, acumulando guias e aumentando as chances de falhas. Organize um cronograma semanal para envio e acompanhamento.

Pagamentos particulares

Já para pacientes particulares, o processo de cobrança costuma ser mais direto. Após a consulta ou procedimento, o valor deve ser feito no ato, preferencialmente antes da saída do paciente.

Ofereça diferentes formas, como cartões de crédito e débito, transferências bancárias e até mesmo por aplicativos.

Isso torna o processo mais fácil e acessível. Evite limitar as opções, pois quanto mais flexibilidade você oferecer, menores serão as chances de inadimplência.

Além disso, registre cada valor feito e emita recibos ou notas fiscais, conforme as regras fiscais aplicáveis ao seu município ou estado.

Use sistemas de gestão financeira e automação

Uma gestão financeira eficiente depende do uso de sistemas de gestão integrados. Esses sistemas ajudam a automatizar tarefas administrativas e organizam informações de forma prática e segura.

Os softwares de gestão para clínicas e consultórios permitem controlar agendamentos, prontuários médicos e, principalmente, a parte financeira.

Com uma plataforma dessas, você pode cadastrar pacientes, registrar atendimentos, emitir faturas e gerar relatórios financeiros detalhados.

A principal vantagem é a redução de erros humanos e o ganho de produtividade. Processos como envio de faturas para convênios, cálculos de comissões e gestão de contas a pagar e a receber são feitos automaticamente, diminuindo a necessidade de trabalho manual e o risco de falhas.

Além disso, esses sistemas oferecem emissão automática de relatórios financeiros, permitindo uma visão clara do desempenho da sua clínica.

Com relatórios atualizados, é possível planejar melhor suas finanças, prever receitas futuras e ajustar sua estratégia de negócio quando necessário.

Outro ponto importante é a integração com sistemas e faturamento online, que simplificam ainda mais a administração.

Isso inclui a geração de boletos, controle de pagamentos realizados e envio automático de lembretes para pacientes e convênios.

Se sua clínica ainda não utiliza um sistema desse tipo, vale a pena pesquisar opções disponíveis no mercado.

Escolha um software que seja fácil de usar, tenha suporte técnico eficiente e seja compatível com as necessidades específicas da sua área de atuação.

Avalie também se a plataforma oferece treinamentos para a equipe, o que facilita a transição e garante que todos saibam utilizar as ferramentas disponíveis.

Investir em automação e gestão financeira integrada pode parecer um custo inicial alto, mas os benefícios em economia de tempo, redução de erros e melhoria na experiência do paciente compensam rapidamente.

Melhore a comunicação com pacientes e convênios

Foto: Freepik

Uma comunicação clara e objetiva é um fator essencial para evitar problemas relacionados a pagamentos. Tanto pacientes quanto convênios precisam estar bem informados sobre valores, prazos e procedimentos.

Com os pacientes

Explique desde o primeiro contato quais são os valores cobrados e as formas aceitas. Se sua clínica trabalha com convênios, liste-os de forma visível em seu site ou na recepção.

Deixe claro se há alguma diferença de preço entre consultas particulares e atendimentos via convênio.

Oriente os pacientes sobre as regras de cancelamento e remarcação de consultas. Isso evita perdas financeiras em casos de desistência sem aviso prévio.

Use lembretes automáticos de consultas via SMS, WhatsApp ou e-mail para reduzir faltas e melhorar a organização.

Com os convênios

Mantenha uma relação profissional e proativa com os convênios. Envie toda a documentação corretamente e dentro do prazo.

Caso algum seja negado (glosa), entre em contato imediatamente para entender o motivo e corrigir possíveis erros.

Estabeleça contatos regulares com os responsáveis pelos convênios para negociar melhores condições ou discutir melhorias nos processos de faturamento. Isso mostra profissionalismo e pode garantir uma parceria mais forte ao longo do tempo.

Organize sua contabilidade de forma eficiente

Manter uma contabilidade organizada é fundamental para a sustentabilidade de uma clínica ou consultório.

Isso vai além do simples registro de entradas e saídas: trata-se de estruturar um sistema eficiente de controle financeiro que permita previsões e tomadas de decisão mais assertivas.

Primeiro, é indispensável documentar todas as transações financeiras, incluindo pagamentos de pacientes, reembolsos de convênios, despesas operacionais e impostos pagos.

Esse registro deve ser detalhado e atualizado regularmente para evitar erros e permitir uma visão clara do desempenho financeiro.

Contrate um contador especializado no setor de saúde. Ele poderá orientá-lo sobre questões tributárias específicas, como regimes fiscais aplicáveis, cálculos de impostos e entrega de obrigações fiscais.

Além disso, ajudará na emissão correta de notas fiscais e na organização da folha de pagamento, caso você tenha funcionários.

Outro ponto crucial é o controle de fluxo de caixa, que deve incluir todas as receitas e despesas da clínica.

Use softwares de gestão financeira para registrar as transações automaticamente, gerar relatórios e calcular métricas financeiras, como lucro, margem de contribuição e índices de inadimplência.

Esses dados são fundamentais para identificar gargalos financeiros e ajustar sua estratégia de negócios.

Também é importante manter contratos e documentos atualizados, como comprovantes e recibos.

Isso não só facilita auditorias e verificações fiscais, mas também garante que você tenha suporte documental em caso de disputas financeiras ou jurídicas.

Por fim, revise periodicamente suas finanças junto ao contador para garantir que sua clínica esteja em conformidade com as leis fiscais e para identificar oportunidades de redução de custos ou aumento de receita.

Com uma contabilidade eficiente, sua clínica terá uma base sólida para crescer de forma sustentável.

Gestão de inadimplência

Foto: Freepik

Gerenciar a inadimplência é uma tarefa delicada, mas essencial para a saúde financeira de qualquer clínica ou consultório.

Mesmo com políticas bem estruturadas, atrasos podem ocorrer e, quando não são tratados corretamente, podem comprometer o fluxo de caixa e gerar prejuízos consideráveis.

Crie uma política de cobrança clara e apresente-a aos pacientes desde o primeiro atendimento. Isso inclui especificar formas, prazos e taxas de juros em caso de atrasos.

Esse tipo de transparência ajuda a evitar mal-entendidos e fortalece a confiança dos pacientes na sua clínica.

Automatize lembretes de pagamento usando sistemas de gestão financeira. Envie notificações automáticas via e-mail, SMS ou aplicativos de mensagens alguns dias antes do vencimento da fatura e logo após o vencimento. 

Se não for feito, o próximo passo é o contato direto e humanizado. Entre em contato com o paciente de forma respeitosa, buscando entender o motivo do atraso e oferecer alternativas como negociações ou parcelamentos. 

Nos casos em que a dívida não é quitada mesmo após tentativas amigáveis, considere medidas mais formais, como o envio de notificações legais ou a contratação de empresas especializadas em cobrança.

Esse recurso deve ser usado como último recurso, para evitar desgastes e preservar a imagem da clínica.

Finalmente, faça uma análise periódica da taxa de inadimplência e ajuste suas políticas se necessário.

Isso pode incluir mudanças nas condições de crédito oferecidas, maior flexibilização nos prazos ou revisão de taxas de juros.

Com essas práticas, sua clínica poderá lidar com atrasos de maneira estratégica, mantendo a saúde financeira mesmo em cenários desafiadores.

Soluções de um contador em Campo Grande para o seu negócio

Se você administra uma clínica em Campo Grande e está buscando uma gestão financeira mais eficiente, contar com um contador especializado pode fazer toda a diferença.

Um contador conhece as particularidades fiscais e regulatórias da região, ajudando sua clínica a manter uma contabilidade organizada, evitar multas e planejar o crescimento com segurança.

A gestão financeira vai muito além de registrar e emitir notas fiscais. Um contador em Campo Grande pode orientar sua clínica sobre o regime tributário mais vantajoso, garantindo uma carga tributária menor e maior lucratividade.

Além disso, ele pode gerenciar declarações fiscais, folha de pagamento e controle de despesas, permitindo que você concentre seus esforços no atendimento aos pacientes.

Se sua clínica enfrenta desafios como inadimplência ou dificuldades para manter as finanças em dia, um contador especializado é o parceiro ideal para estruturar políticas de cobrança e organizar seu fluxo de caixa.

Ele também pode implementar sistemas de automação financeira, facilitando processos como emissão de boletos, cálculos de impostos e envio de lembretes automáticos.

Se você está em Campo Grande e procura um contador que entenda suas necessidades e ofereça soluções personalizadas para sua clínica, entre em contato com a Contili Contabilidade.

Nossa equipe está pronta para ajudar sua clínica a crescer de forma sustentável e lucrativa.