Como prestar contas no terceiro setor da forma certa 

Você já parou para pensar na importância de mostrar com clareza o que foi feito com os recursos recebidos por sua organização?

Quando falamos de ONGs, associações ou projetos sociais, esse cuidado vai muito além da boa vontade.

A prestação de contas é um dever fundamental para manter a confiança de quem acredita na sua causa, além de garantir que tudo esteja dentro da lei. E não precisa ser complicado.

Neste artigo, vamos explicar de forma simples o que é a prestação de contas, quem precisa fazer, como organizar esse processo e por que isso pode fazer toda a diferença para o futuro da sua organização.

O que é prestação de contas no terceiro setor?

Prestação de contas é, basicamente, contar como os recursos da organização foram utilizados.

Pode parecer algo simples, mas é um processo essencial que envolve registrar, organizar e apresentar as informações financeiras e operacionais de forma clara, correta e transparente.

No terceiro setor, onde a maioria dos recursos vem de doações, parcerias públicas ou privadas e contribuições de associados, prestar contas é uma forma de respeitar quem confia e apoia a sua causa.

Muita gente associa esse processo a burocracia, mas a verdade é que ele é um instrumento de transparência e de fortalecimento institucional.

A organização que presta contas mostra que tem responsabilidade com o dinheiro que recebe e que se preocupa em cumprir sua missão com ética e clareza.

Isso aumenta a confiança do público, facilita novas parcerias e ajuda a atrair mais recursos.

Além disso, prestar contas não é só uma questão de escolha. Em muitos casos, é uma exigência legal.

Quando uma organização recebe verbas públicas ou firmam parcerias com governos, é obrigatório apresentar relatórios específicos mostrando como aquele dinheiro foi usado.

Também existem exigências no próprio estatuto da organização ou de órgãos de fiscalização como conselhos municipais ou estaduais, além do Ministério Público.

Outro ponto importante é que a prestação de contas não envolve só dinheiro. Ela também inclui mostrar os resultados das atividades realizadas.

Quantas pessoas foram atendidas? Que impacto social foi gerado? Esses dados ajudam a demonstrar que a organização não só usou bem os recursos, mas também cumpriu com seus objetivos sociais.

Ou seja, a prestação de contas é tanto um dever quanto uma oportunidade. É uma forma de mostrar o valor do trabalho realizado e de manter a saúde da organização em dia.

E, com organização e planejamento, ela pode ser feita de forma mais simples do que muita gente imagina.

Quem deve prestar contas no terceiro setor e para quem?

No terceiro setor, prestar contas é uma responsabilidade que recai principalmente sobre os gestores da organização, como diretores, presidentes, tesoureiros e coordenadores de projetos.

Mas, mesmo que essas pessoas estejam na linha de frente, a verdade é que a prestação de contas envolve toda a equipe. Todos têm um papel importante na hora de registrar e organizar as informações ao longo do ano.

A quem se presta contas? Essa é uma pergunta muito importante. Em primeiro lugar, para os próprios apoiadores: doadores, financiadores, associados, voluntários.

Essas pessoas ajudam a organização a funcionar e têm o direito de saber como o dinheiro está sendo usado. Quando elas recebem relatórios claros e objetivos, sentem mais segurança para continuar apoiando o trabalho.

Além disso, há casos em que a organização firma parcerias com o poder público. Pode ser um convênio com a prefeitura, um termo de fomento com o estado, ou recursos vindos de editais federais.

Nessas situações, a prestação de contas é obrigatória e precisa seguir regras específicas. Em geral, é preciso enviar relatórios técnicos e financeiros com prazos e formatos definidos por lei.

O não cumprimento pode resultar em penalidades, como devolução de recursos ou até impedimento de participar de novos editais.

Outro público importante da prestação de contas são os órgãos de controle. Muitas associações e fundações precisam prestar contas para o Ministério Público, conselhos municipais de políticas públicas e outros órgãos que acompanham o funcionamento das OSCs.

Também é comum que os próprios estatutos exijam que a diretoria apresente a prestação de contas para uma assembleia anual de associados.

Isso significa que prestar contas é algo que precisa ser feito com clareza e de forma adaptada a diferentes públicos.

Um relatório para o governo pode ter um formato mais técnico. Já uma apresentação para doadores pode ser mais simples e visual.

O importante é garantir que a mensagem seja transmitida com verdade, transparência e responsabilidade.

Por que a prestação de contas é fundamental?

Foto: Freepik

Se tem algo que faz diferença no terceiro setor, é a confiança. Organizações da sociedade civil só conseguem cumprir sua missão porque outras pessoas acreditam nelas e decidem apoiar.

E como essa confiança é construída? Com transparência. A prestação de contas é a ponte entre a ação social e a credibilidade. É o que permite mostrar, com dados e evidências, que o trabalho é sério e gera resultados reais.

Além disso, prestar contas é uma forma de garantir a sustentabilidade da organização. Muitas OSCs dependem de editais públicos, parcerias privadas ou doações de pessoas físicas.

Para continuar recebendo esses recursos, é essencial mostrar que tudo está sendo bem administrado. Inclusive, muitos financiadores só apoiam projetos que têm histórico de boas prestações de contas.

Ou seja, esse processo é também uma porta para novas oportunidades.

Outro ponto que nem todo mundo considera é que a prestação de contas ajuda na gestão interna.

Quando a organização tem o hábito de registrar o que entra e o que sai, acompanha de perto os gastos e analisa os resultados alcançados, ela toma decisões melhores.

Isso permite identificar erros, corrigir rotas e planejar o futuro com mais segurança.

Também vale lembrar que a prestação de contas ajuda a proteger a diretoria. Em caso de questionamentos legais ou denúncias, um processo bem documentado mostra que a organização agiu corretamente. Isso evita dores de cabeça e fortalece a reputação institucional.

Documentos exigidos na prestação de contas

Uma prestação de contas bem feita começa pela organização da documentação.

E aqui vai um ponto importante: quanto mais cedo isso for feito, mais fácil será no final do período. Esperar o último momento pode tornar tudo mais complicado.

Por isso, é fundamental manter os documentos organizados ao longo do ano, de preferência com o apoio de um profissional ou ferramenta especializada.

Mas, afinal, o que entra na lista de documentos? O primeiro grupo são os documentos financeiros.

Aqui entram o balancete do período, o demonstrativo de receitas e despesas, e o balanço patrimonial, que mostra o que a organização tem e deve.

Esses relatórios precisam refletir de forma fiel o que aconteceu na prática e, por isso, devem ser baseados em lançamentos corretos ao longo do tempo.

Além disso, é necessário apresentar os comprovantes dos gastos realizados. Isso inclui notas fiscais, recibos, extratos bancários, comprovantes de pagamento e outros documentos que provem como os recursos foram usados.

Em parcerias com o poder público, esse cuidado é ainda mais importante, já que qualquer inconsistência pode resultar em questionamentos ou devolução de verba.

Outro item importante são os relatórios de atividades. Esses documentos mostram o que foi feito de fato com os recursos recebidos.

Quantas oficinas foram realizadas? Quantas famílias foram atendidas? Que impacto social foi alcançado? Esses dados ajudam a demonstrar que o dinheiro foi usado de forma coerente com os objetivos da organização.

Em alguns casos, também é necessário incluir atas de reunião (como assembleias que aprovam a prestação de contas), contratos com prestadores de serviços, e planilhas explicativas.

O ideal é montar um dossiê completo, com tudo organizado por categoria, de forma que qualquer pessoa possa entender o que foi feito.

Pode parecer muita coisa, mas com rotina e organização, isso se torna parte natural da gestão.

E o benefício compensa: uma prestação de contas clara protege a organização, fortalece sua imagem e abre caminho para novas conquistas.

Como fazer a prestação de contas de forma correta

Agora que você já sabe o que precisa ser apresentado, vamos ao mais importante: como colocar tudo isso em prática.

Fazer uma boa prestação de contas não é um bicho de sete cabeças, mas exige disciplina e um processo bem definido. O segredo está em não deixar para depois e trabalhar com organização desde o início.

O primeiro passo é cuidar do registro diário das movimentações. Sempre que um recurso entrar, anote. Sempre que sair, registre. Guarde todos os comprovantes.

O ideal é usar um sistema de controle financeiro ou até mesmo uma planilha que facilite o acompanhamento mês a mês. Assim, no final do período, você já tem tudo estruturado.

Outro ponto essencial é a separação clara entre as contas da organização e as pessoais. Isso pode parecer óbvio, mas ainda é um erro comum em pequenas OSCs.

Ter uma conta bancária exclusiva da entidade e não misturar recursos evita confusão e facilita a comprovação de gastos.

Além disso, defina prazos e responsabilidades. Quem vai organizar os documentos? Quem vai elaborar os relatórios?

Quando será apresentada a prestação de contas para o conselho ou assembleia? Estabelecer um cronograma evita atrasos e corre-corre de última hora.

Na hora de montar os relatórios, prefira uma linguagem clara, objetiva e com dados fáceis de entender. Evite termos complicados e vá direto ao ponto.

Se possível, use gráficos e tabelas para facilitar a visualização. Lembre-se: seu relatório deve ser compreensível por qualquer pessoa interessada, mesmo que não entenda de finanças.

Por fim, revise tudo com cuidado. Verifique se os números batem, se os comprovantes estão corretos e se o relatório reflete com precisão o que foi feito.

Se tiver dúvidas, contar com o apoio de um contador com experiência no terceiro setor pode fazer toda a diferença.

Diferença entre prestação de contas interna e externa

Nem toda prestação de contas tem o mesmo objetivo. Na prática, existem dois tipos principais: a prestação de contas interna e a externa.

Entender essa diferença é importante para saber como se comunicar com cada público e preparar os documentos de forma adequada.

A prestação de contas interna é feita dentro da própria organização. Ela é voltada principalmente para os associados, o conselho fiscal e a diretoria.

É nesse momento que se apresenta o que foi feito ao longo do ano, tanto em termos financeiros quanto de atividades.

É comum que essa apresentação aconteça durante uma assembleia geral, onde os associados analisam os números, tiram dúvidas e, em muitos casos, votam pela aprovação ou não das contas.

Já a prestação de contas externa é aquela voltada para públicos de fora da organização, como órgãos públicos, parceiros, financiadores e até mesmo o público em geral.

Quando uma ONG faz parceria com uma prefeitura, por exemplo, ela precisa prestar contas ao município mostrando como usou os recursos recebidos.

Esse tipo de prestação costuma ter regras específicas e prazos bem definidos.

Outro público externo importante são os doadores e apoiadores da causa. Mesmo que não exista uma exigência legal, é fundamental manter essas pessoas informadas.

Isso pode ser feito por meio de relatórios simplificados, informativos, boletins e até apresentações nas redes sociais. Quanto mais transparente for esse diálogo, mais confiança a organização transmite.

Embora os dois tipos de prestação de contas tenham formatos diferentes, a base é a mesma: organização, clareza e compromisso com a verdade.

É isso que mostra que a organização está no caminho certo e que merece continuar sendo apoiada.

Por isso, é importante que a equipe saiba distinguir quando está lidando com uma prestação de contas interna ou externa.

Cada uma pede um tipo de linguagem, um nível de detalhe e uma forma de apresentação. E as duas são igualmente essenciais para manter a casa em ordem e a confiança em alta.

Prestação de contas de recursos públicos (convênios e termos de fomento)

Foto: Freepik

Quando uma organização do terceiro setor firma uma parceria com o governo, ela assume uma grande responsabilidade.

Seja por meio de convênios, termos de fomento ou termos de colaboração, é preciso prestar contas de cada centavo investido. Essa prestação de contas tem regras bem específicas e está prevista na Lei.

O primeiro passo, nesse caso, é elaborar um plano de trabalho detalhado antes de receber os recursos. Esse plano define o que será feito, como será feito, quem será beneficiado e qual o orçamento para cada atividade.

Depois da aprovação e liberação do recurso, a organização precisa seguir fielmente esse planejamento. Qualquer desvio precisa ser justificado e, muitas vezes, aprovado com antecedência.

Durante a execução do projeto, é importante manter registros atualizados e organizar todos os comprovantes de gastos.

Isso inclui notas fiscais, contratos com prestadores de serviço, folhas de pagamento e extratos bancários. Esses documentos devem ser arquivados com cuidado porque serão analisados na hora da prestação de contas.

Em muitos casos, é preciso apresentar prestação de contas parcial, ao longo da execução, além da prestação de contas final.

Os prazos e modelos variam de acordo com o edital ou acordo firmado, então é essencial ler com atenção os documentos assinados no início da parceria.

Além dos documentos financeiros, também é exigido um relatório técnico ou de atividades, mostrando o que foi feito, quantas pessoas foram atendidas, quais metas foram cumpridas e qual foi o impacto gerado.

O objetivo é mostrar que os recursos públicos foram usados com responsabilidade e que o projeto gerou resultados concretos.

Falhas na prestação de contas pública podem trazer sérios problemas. A organização pode ser obrigada a devolver recursos, ser multada, ter seu nome inscrito em cadastros de inadimplência e até ser impedida de participar de novos editais.

Por isso, o acompanhamento contábil e jurídico é altamente recomendado nesses casos.

Como a contabilidade ajuda sua organização

Muitas organizações do terceiro setor ainda acreditam que contratar um contador é um custo. Na verdade, é um investimento essencial para manter a saúde financeira e garantir que todas as exigências legais sejam cumpridas.

A contabilidade entende as regras específicas das OSCs e ajuda a evitar erros que poderiam comprometer o trabalho da entidade.

Uma das principais vantagens é o acompanhamento regular das movimentações financeiras. Um contador sabe como classificar os gastos corretamente, emitir relatórios confiáveis e orientar a equipe sobre boas práticas de gestão.

Isso facilita muito a prestação de contas no final do período, porque tudo já estará organizado e em conformidade.

Além disso, a contabilidade é fundamental em parcerias com o poder público. A lei exige documentos técnicos e contábeis que precisam ser elaborados por profissionais habilitados.

Um contador experiente já conhece os modelos exigidos, os prazos legais e os detalhes que fazem diferença na análise dos órgãos de controle.

Outra contribuição importante é no planejamento financeiro da organização. O contador pode ajudar a criar orçamentos, identificar riscos, controlar o fluxo de caixa e sugerir melhorias na gestão.

Isso permite que a entidade cresça com segurança e tome decisões mais estratégicas.

E não podemos esquecer o papel do contador na transparência institucional. Ele ajuda a traduzir os números de forma clara e compreensível, o que é essencial para comunicar os resultados aos apoiadores, doadores e conselheiros.

Uma contabilidade bem feita mostra que a organização é séria, profissional e comprometida com sua missão.

Como a contabilidade ajuda sua organização

No terceiro setor, contar com um contador não é apenas uma boa prática — é uma exigência legal.

Toda organização sem fins lucrativos precisa manter uma contabilidade regular, com registros atualizados, demonstrativos financeiros e documentação adequada.

Isso é fundamental para atender às normas, manter a transparência e garantir a continuidade das atividades da entidade.

O contador é o profissional responsável por registrar corretamente tudo o que entra e sai da organização, elaborar os relatórios contábeis e garantir que as obrigações sejam cumpridas dentro dos prazos.

Ele também ajuda a preparar a documentação necessária para a prestação de contas, tanto para órgãos públicos quanto para financiadores e conselhos internos.

Quando a organização firma convênios, recebe verbas públicas ou participa de editais, esse acompanhamento se torna ainda mais importante.

A contabilidade precisa estar alinhada com o plano de trabalho e refletir com clareza como os recursos estão sendo utilizados.

Por isso, se sua ONG, associação ou projeto social atua em Campo Grande, é essencial ter o apoio de um contador Campo Grande que já atenda entidades do terceiro setor.

Isso traz mais segurança no dia a dia e evita dores de cabeça com pendências fiscais, atrasos ou inconsistências nos relatórios.

Se a sua organização precisa de suporte contábil para manter tudo em ordem e cumprir com suas obrigações, entre com a Contili Contabilidade agora mesmo.

Podemos ajudar desde os registros financeiros até a entrega correta das prestações de contas.