Entenda a auditoria em ONGs e como se preparar

Muitas organizações do terceiro setor acabam se perguntando o que significa uma auditoria, por que ela é importante e, principalmente, como se preparar para esse processo sem surpresas.

Quando falamos de ONGs, lidar com transparência e boa gestão é essencial, não só para seguir a legislação, mas para garantir a confiança de doadores, parceiros e da sociedade.

A auditoria é uma ferramenta fundamental nesse contexto, mas ainda desperta muitas dúvidas.

Afinal, não estamos falando apenas de grandes empresas: até mesmo ONGs de pequeno e médio porte podem se deparar com essa necessidade.

Neste artigo, vamos explicar de forma clara e sem complicação o que você precisa saber para encarar essa etapa com tranquilidade e organização.

Por que a auditoria é importante para uma ONG?

A confiança é um dos maiores patrimônios de uma ONG. Ao longo do tempo, as organizações constroem sua reputação com base em boas práticas, transparência e impacto social.

Quando surge a necessidade de comprovar como os recursos são aplicados, a auditoria se torna uma forma eficiente de reforçar essa credibilidade perante doadores, patrocinadores e a própria comunidade atendida.

Além de ajudar na transparência, a auditoria tem um papel estratégico. Ela permite identificar falhas em processos internos, corrigir desvios e melhorar a gestão de recursos.

Isso significa mais eficiência no uso do dinheiro e maior capacidade de atender aos objetivos sociais da entidade.

Em um cenário cada vez mais exigente, essas práticas são valorizadas por órgãos financiadores, editais e certificações.

Outro ponto importante é que muitas vezes a auditoria não é uma escolha, mas uma exigência legal ou contratual.

Projetos financiados por recursos públicos, por exemplo, frequentemente pedem prestação de contas auditada. Grandes empresas e fundações privadas também podem exigir esse tipo de verificação para liberar verbas.

Para além das obrigações, a auditoria serve como um termômetro de saúde financeira e administrativa. Ela mostra, com base em documentos e dados concretos, se a ONG está seguindo suas diretrizes corretamente.

Isso traz segurança para os gestores e facilita a tomada de decisões futuras.

Em resumo, fazer auditoria não deve ser visto como um “bicho-papão”. Pelo contrário, é um processo que agrega valor, organiza a casa e fortalece a imagem da ONG.

E quanto mais cedo a entidade incluir essa prática em sua rotina, mais fácil será lidar com as exigências quando elas aparecerem.

Tipos de auditoria em ONGs

Ao contrário do que muita gente pensa, não existe apenas um único tipo de auditoria. No caso das ONGs, ela pode ser aplicada de formas diferentes, dependendo do objetivo e do contexto.

Uma das mais comuns é a auditoria externa, feita por uma empresa independente, que analisa se as contas estão corretas e seguem as normas.

Essa é, geralmente, a que financiadores e órgãos públicos exigem para validar a aplicação dos recursos.

Outro modelo é a auditoria interna, realizada por profissionais da própria ONG ou contratados especificamente para essa função.

Nesse caso, o foco é revisar procedimentos, identificar possíveis melhorias e evitar erros antes que eles se tornem problemas maiores.

É uma espécie de “autoavaliação”, muito útil para organizações que querem manter um alto nível de governança.

Existem também as auditorias operacionais, que vão além das finanças. Elas avaliam se a ONG está cumprindo suas metas, se os projetos estão sendo executados como planejado e se os recursos estão sendo utilizados de forma eficiente.

Já a auditoria de compliance verifica se a entidade está em conformidade com leis, normas e políticas internas, incluindo questões éticas.

Cada tipo de auditoria tem uma função específica, mas todas se complementam. Enquanto uma foca nos números, outra olha para os processos e outra verifica se tudo está dentro das regras.

Entender essa diferença ajuda a ONG a se preparar melhor e a extrair o máximo benefício de cada análise.

Vale lembrar que o porte da ONG e a complexidade dos projetos influenciam na escolha do tipo de auditoria mais adequado.

Não existe uma receita pronta, mas sim uma necessidade de avaliar o cenário e buscar a solução mais coerente para a realidade da organização.

Como funciona o processo 

O processo de auditoria segue um roteiro bem definido, mas isso não significa que ele seja complicado. Tudo começa com o planejamento, onde o auditor define o escopo do trabalho, ou seja, o que será analisado.

Nessa fase, é importante que a ONG forneça todas as informações necessárias para que o trabalho seja realizado de forma eficiente.

Na sequência, vem a execução. É quando os auditores de fato analisam documentos, conferem registros, verificam contratos e cruzam informações.

Eles podem solicitar planilhas, notas fiscais, extratos bancários e até mesmo acompanhar reuniões ou visitar projetos. Essa etapa exige organização e disponibilidade por parte da equipe da ONG.

Depois da análise, os auditores elaboram um relatório com os resultados encontrados. Esse documento traz as chamadas “conclusões da auditoria”, apontando se está tudo certo ou se existem pontos que precisam ser ajustados.

Em muitos casos, eles também indicam recomendações para melhorar os processos internos.

Ao receber esse relatório, a ONG deve tratar as observações como uma oportunidade de crescimento. Se houverem apontamentos, o ideal é criar um plano de ação para corrigir os problemas e demonstrar evolução.

Não se trata de uma “caça às bruxas”, mas sim de um processo construtivo.

Por fim, a auditoria também serve como um registro histórico. Ou seja, aquele relatório poderá ser utilizado no futuro para comprovar a boa gestão da ONG em outras oportunidades, como em novos projetos ou captação de recursos.

O que a ONG precisa organizar antes da auditoria

Fotos: Freepik

Se tem uma palavra que define bem o segredo para uma auditoria tranquila é organização. E ela começa muito antes da chegada dos auditores.

O primeiro passo é garantir que todos os documentos contábeis e financeiros estejam atualizados e bem guardados.

Isso inclui desde os demonstrativos financeiros até comprovantes de doações, notas fiscais, extratos bancários e contratos com fornecedores e parceiros.

Nada de deixar papéis importantes perdidos em pastas aleatórias ou arquivos digitais desorganizados.

Mas não é só a parte financeira que importa. A ONG também precisa ter bem documentados os relatórios de atividades e projetos executados.

Esses documentos mostram como os recursos foram aplicados, quais resultados foram alcançados e justificam eventuais mudanças no percurso. É o famoso “prestar contas” de forma clara, algo que auditores analisam com muita atenção.

Outro ponto crucial são os registros de doadores e financiadores. É essencial ter controle sobre quem doou, quanto foi doado e qual foi a destinação daquele recurso.

Isso vale para doações em dinheiro, mas também para bens ou serviços recebidos. Ter esse rastreamento organizado demonstra seriedade e facilita a comprovação de uso dos recursos.

Além disso, a ONG deve garantir que seus procedimentos internos estejam formalizados. Isso significa ter manuais, políticas e regras documentadas, como políticas de compras, ética, governança e controle de gastos.

Mesmo ONGs menores podem (e devem) ter ao menos uma estrutura básica dessas normas. Esses documentos ajudam a mostrar que a ONG tem um padrão de atuação e não depende de decisões aleatórias ou informais.

Por último, mas não menos importante, é preciso organizar a comunicação interna.

Toda a equipe envolvida nos processos administrativos e financeiros deve saber onde estão os documentos, como acessá-los e qual a sua responsabilidade nesse processo.

Essa clareza evita correria de última hora e garante que todas as informações estejam alinhadas na hora da auditoria.

Como se preparar de forma eficiente

Preparar-se para uma auditoria de forma eficiente não significa trabalhar dobrado quando ela chegar, mas sim adotar uma postura de organização contínua.

A melhor dica é transformar essa preparação em uma rotina da ONG, e não em um evento esporádico.

Isso inclui manter a documentação sempre atualizada, registrar todas as movimentações financeiras com atenção e criar processos que facilitem a transparência.

Um passo muito prático é desenvolver checklists de auditoria. Essa lista deve incluir todos os documentos e informações que costumam ser solicitados em auditorias.

Com o tempo, ela pode ser ajustada conforme a ONG cresce ou conforme as exigências mudam. Ter esse material em mãos agiliza muito a preparação e ajuda a não esquecer nada importante.

Outra medida essencial é investir em sistemas de controle e gestão, mesmo que sejam simples.

Planilhas organizadas, softwares de gestão financeira ou até mesmo aplicativos gratuitos podem ajudar a manter os dados centralizados e de fácil acesso.

O importante é garantir que as informações estejam organizadas, atualizadas e acessíveis sempre que necessário.

Também é recomendável fazer simulações internas de auditoria. Isso não precisa ser algo formal ou complexo, mas pode ser uma revisão periódica dos processos, realizada pela própria equipe ou por um consultor.

Essa prática permite identificar falhas, corrigir problemas e ganhar confiança antes de uma auditoria oficial.

Dicas para uma auditoria bem-sucedida

Para ter uma auditoria bem-sucedida, o primeiro passo é adotar uma postura colaborativa. Auditores não são inimigos da ONG.

Eles estão ali para verificar informações e ajudar a manter a organização saudável. Por isso, ser transparente, responder prontamente às solicitações e manter um diálogo aberto facilita muito o processo e cria um ambiente de confiança.

Outra dica importante é não subestimar os pequenos detalhes. Muitas inconsistências detectadas em auditorias não são grandes fraudes, mas sim falhas simples, como documentos sem assinatura, datas divergentes ou falta de comprovantes.

Manter um olhar atento para esses detalhes no dia a dia reduz muito as chances de problemas no momento da auditoria.

A antecipação também é uma aliada poderosa. Se a ONG sabe que a auditoria está prevista, é interessante fazer uma revisão prévia dos documentos e processos mais críticos.

Assim, é possível corrigir erros antes que eles sejam apontados oficialmente, o que demonstra proatividade e comprometimento com a boa gestão.

Outro aspecto que contribui para o sucesso é manter uma comunicação clara com a equipe.

Todos devem saber o que esperar do processo, quais documentos podem ser solicitados e quem será o responsável por responder às demandas. Isso evita desencontros e agiliza o trabalho dos auditores.

E, claro, respeitar os prazos e combinar expectativas com os auditores é fundamental. Não há nada pior do que atrasar entregas ou criar obstáculos desnecessários.

Ser organizado e pontual com as informações solicitadas mostra profissionalismo e ajuda a construir uma relação positiva com quem está auditando a ONG.

O papel do contador especializado

O contador especializado no terceiro setor é, sem exageros, um dos principais aliados da ONG durante a auditoria.

Diferente do contador tradicional, esse profissional conhece as especificidades das organizações sem fins lucrativos, incluindo suas obrigações legais, regras de prestação de contas e peculiaridades da gestão financeira.

Sua função vai muito além de simplesmente “fazer a contabilidade”. Ele orienta a ONG desde a estruturação dos processos internos até a organização dos documentos exigidos em auditorias.

Isso significa que ele ajuda a montar controles financeiros mais eficientes, define como os recursos devem ser registrados e garante que as normas sejam seguidas corretamente.

Outro papel fundamental do contador é atuar como ponte entre a ONG e os auditores. Muitas vezes, os termos técnicos e as exigências podem parecer complexos para quem não é da área.

O contador traduz essas demandas para uma linguagem acessível e resolve questões que poderiam gerar confusões ou atrasos.

Além disso, esse profissional também colabora na prevenção de problemas. Ele consegue identificar pontos vulneráveis nos processos antes que eles se tornem inconsistências graves.

Essa visão estratégica reduz riscos e aumenta a eficiência da ONG, garantindo uma gestão mais profissional e preparada para as auditorias.

Por fim, investir em um contador especializado é uma forma de fortalecer a credibilidade e a sustentabilidade da ONG.

Com uma contabilidade bem estruturada e alinhada às exigências do setor, a organização passa a ser vista como confiável e séria, o que facilita a captação de recursos e a participação em projetos importantes.

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Se você chegou até aqui, provavelmente está buscando formas de garantir que a sua ONG esteja bem preparada para uma auditoria e quer fazer isso com segurança, tranquilidade e com quem realmente entende do assunto.

A boa notícia é que você não precisa enfrentar esse desafio sozinho.

Ter ao seu lado um contador especializado faz toda a diferença nesse processo, especialmente se você atua em Campo Grande e busca um parceiro que conheça a realidade das organizações do terceiro setor da região.

Contar com um contador significa ter alguém próximo, que entende a dinâmica local, as exigências dos projetos e a forma como as parcerias são construídas por aqui.

Mais do que cuidar da parte técnica, esse profissional acompanha de perto a rotina da sua ONG, orienta de maneira clara e ajuda a resolver situações antes mesmo que virem problemas.

Se a sua ONG precisa de um apoio estratégico, ter um contador em Campo Grande especializado em organizações sociais é um investimento na transparência e na credibilidade da sua instituição.

Afinal, além de cuidar das obrigações legais, o contador é quem vai te dar suporte para prestar contas de maneira organizada, otimizar processos internos e até mesmo facilitar a conquista de novos financiamentos e parcerias.

E nesse cenário, poder contar com uma empresa que une experiência prática, proximidade e um atendimento humanizado é o que realmente faz a diferença.

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