Saiba como manter a contabilidade da sua igreja em dia

Cuidar da contabilidade de uma igreja pode parecer uma tarefa complicada à primeira vista.

Muitos líderes religiosos e voluntários assumem esse papel sem terem uma formação na área financeira, e isso é mais comum do que se imagina.

Mas a verdade é que, mesmo sendo uma organização sem fins lucrativos, a igreja precisa manter suas contas organizadas, prestar contas e seguir algumas regras importantes para continuar funcionando de forma legal e transparente.

Neste artigo, vamos mostrar um passo a passo claro, objetivo e descomplicado para manter a contabilidade em dia.

Nosso foco aqui não é usar termos difíceis ou parecer um manual técnico. Pelo contrário, queremos conversar com você de forma direta, explicando o que realmente importa e o que precisa ser feito para que ela cumpra todas as obrigações contábeis com tranquilidade.

Por que a contabilidade é obrigatória?

Muita gente acredita que, por ser uma instituição religiosa, a igreja não precisa cuidar de questões como balanço financeiro ou prestação de contas. Mas essa ideia não é verdadeira.

As igrejas são reconhecidas legalmente como pessoas jurídicas, ou seja, possuem um CNPJ e, por isso, precisam seguir algumas exigências previstas em lei.

Mesmo que as igrejas sejam isentas de vários impostos, essa isenção não significa que elas estão dispensadas de manter uma contabilidade organizada.

O governo exige que essas instituições mostrem como os recursos recebidos são utilizados. Isso vale para qualquer tipo de entrada: dízimos, ofertas, doações ou receitas de eventos, por exemplo.

A contabilidade serve para dar transparência. Ela mostra para os membros, doadores e até mesmo para o governo que os recursos estão sendo usados de forma correta.

E isso é algo muito importante. Afinal, quando as pessoas confiam seu dinheiro a uma causa, elas querem saber que aquilo está sendo bem administrado.

Além disso, manter uma contabilidade regular pode a proteger de problemas com a Receita Federal e outros órgãos de fiscalização.

Muitas instituições já enfrentaram multas e até processos por não manterem os registros adequados. Evitar esse tipo de situação é sempre o melhor caminho.

E tem mais: quando a contabilidade está em dia, ela pode participar de projetos sociais com o apoio do governo ou buscar parcerias com empresas privadas.

Isso só é possível quando a instituição consegue provar que está funcionando de forma legal e organizada.

Documentação essencial para a contabilidade e regularização

O primeiro passo para organizar a contabilidade é reunir toda a documentação necessária. Esses documentos são a base de tudo.

Sem eles, é quase impossível manter qualquer controle financeiro de forma eficiente. E o melhor é que não são muitos, mas precisam estar sempre atualizados.

Começamos pela ata de fundação da igreja e pelo estatuto social. Esses dois documentos contam a sua história e definem as regras de funcionamento.

É neles que constam informações como quem são os responsáveis legais, como são tomadas as decisões e quais são os objetivos da instituição.

Outro documento fundamental é o CNPJ, que pode ser comparado ao CPF da igreja.

Sem ele, a igreja não pode abrir conta bancária, emitir recibos nem assinar contratos. É por meio do CNPJ que o governo reconhece a existência legal da entidade.

Em algumas cidades e estados, também é preciso fazer a inscrição municipal e estadual.

Isso varia conforme a região, mas é importante verificar junto à prefeitura e ao governo estadual se há necessidade de regularização nesses âmbitos.

Além disso, toda movimentação financeira precisa ser registrada. Entradas como dízimos, doações, ofertas e saídas como contas de luz, água, manutenção, salários e outras despesas devem estar documentadas.

O ideal é manter um livro caixa com esses registros. Ele pode ser físico ou digital, o que for mais fácil para a equipe.

Por fim, guardar comprovantes, notas fiscais e recibos é essencial. Esses documentos são a prova de que determinada entrada ou saída realmente aconteceu.

Eles devem ser guardados por um período mínimo, geralmente de cinco anos, caso haja alguma auditoria ou necessidade de conferência.

Passo a passo para manter a contabilidade em dia

Foto: Freepik

Manter a contabilidade da igreja em dia não é apenas uma questão de organização, mas de responsabilidade com os recursos e com a missão da instituição.

Para te ajudar, criamos um passo a passo com tudo o que precisa ser feito de maneira clara, acessível e sem complicações.

A seguir, cada etapa é explicada com detalhes para que você consiga aplicar mesmo sem conhecimento técnico.

1. Contrate um contador com experiência 

Contar com a ajuda de um contador não é um luxo. É uma necessidade, especialmente quando se trata de uma organização como a igreja, que lida com recursos de forma constante e precisa seguir normas específicas.

Embora existam muitas semelhanças entre a contabilidade de empresas e a de igrejas, há detalhes importantes que fazem toda a diferença.

Por isso, é essencial buscar um profissional que já tenha trabalhado com instituições religiosas ou entidades sem fins lucrativos.

Esse contador será o responsável por organizar os livros contábeis, enviar as declarações obrigatórias e dar a orientação sobre as melhores práticas financeiras.

Mais do que isso, ele vai te ajudar a evitar erros comuns, como deixar de declarar um recebimento ou misturar contas da igreja com contas pessoais. Esses pequenos deslizes podem se tornar grandes problemas no futuro.

Além disso, o contador pode orientar sobre como aproveitar da melhor forma os benefícios fiscais e como se manter dentro das exigências legais mesmo em situações mais complexas.

Contratar esse profissional não significa deixar tudo nas mãos dele e esquecer. O ideal é manter uma comunicação constante.

Você pode agendar reuniões periódicas para acompanhar os números, tirar dúvidas e garantir que todos estejam alinhados.

Dessa forma, a contabilidade deixa de ser um “bicho de sete cabeças” e passa a ser uma ferramenta de apoio à gestão.

Por fim, vale lembrar que o valor investido na contratação de um contador é pequeno quando comparado aos riscos que se corre ao tentar fazer tudo por conta própria sem a orientação correta.

Isso evita multas, bloqueios e dores de cabeça com órgãos públicos.

2. Mantenha a organização de documentos atualizada

Organização é a base da contabilidade. Sem documentos bem arquivados e fáceis de localizar, mesmo o melhor contador do mundo terá dificuldades para manter as finanças em ordem.

Por isso, é essencial adotar uma rotina de controle e arquivamento dos documentos financeiros.

Tudo começa com o hábito de guardar recibos, notas fiscais, comprovantes bancários, extratos e qualquer outro registro relacionado a entradas e saídas de dinheiro.

Não importa se o valor foi alto ou baixo, toda movimentação precisa de um documento que comprove o que aconteceu.

E isso inclui, por exemplo, a compra de papel para a secretaria, a conta de energia e até um reparo na parte elétrica.

Esses documentos devem ser arquivados de forma lógica. Uma sugestão prática é organizar por mês e por tipo de documento.

Por exemplo: criar uma pasta para “Janeiro”, com subpastas como “Despesas fixas”, “Ofertas e dízimos”, “Compras” e assim por diante.

Isso pode ser feito tanto em arquivos físicos quanto em sistemas digitais, como Google Drive ou Dropbox.

Além disso, é importante definir quem será o responsável por essa organização. Ter uma pessoa designada para essa função ajuda a manter o processo fluindo.

Essa pessoa pode ser um membro da igreja com perfil organizado e comprometido, não necessariamente alguém com conhecimento técnico em contabilidade.

Não deixe para juntar os documentos só no fim do mês ou, pior, só no fim do ano. Quanto mais atualizado for o processo, menor a chance de perda de informações ou documentos.

Uma contabilidade bem documentada não só evita problemas legais, mas também facilita a tomada de decisões e aumenta a confiança da comunidade na gestão.

3. Use uma conta bancária exclusiva para a igreja

Esse passo pode parecer simples, mas é um dos mais importantes. Toda igreja precisa ter uma conta bancária exclusiva, aberta em nome da instituição, com o CNPJ.

Misturar o dinheiro da igreja com a conta pessoal de alguém, mesmo que seja um líder de confiança, é um erro comum e perigoso.

Quando há essa mistura, fica muito difícil controlar o que realmente pertence à igreja. Além disso, isso abre espaço para dúvidas, desconfianças e até para questionamentos legais.

Em situações assim, é complicado até para o contador entender o que pode ou não ser considerado como receita ou despesa da instituição.

Ter uma conta separada traz mais transparência. Os depósitos de dízimos e ofertas podem ser feitos diretamente nessa conta, e todas as despesas também devem sair dela.

Assim, o extrato bancário se transforma em um reflexo fiel da movimentação financeira.

Outro benefício é que a conta da igreja permite um relacionamento formal com o banco. Isso facilita, por exemplo, a obtenção de cartões de débito, emissão de boletos e até acesso a serviços financeiros com condições especiais para instituições sem fins lucrativos.

Para abrir essa conta, será necessário apresentar o estatuto da igreja, a ata de fundação, o CNPJ e os documentos dos representantes legais.

O processo é parecido com o de abertura de conta para empresas, mas é bem tranquilo e, uma vez feito, trará mais segurança para a gestão financeira.

4. Registre mensalmente todas as movimentações

O registro das entradas e saídas é o que de fato alimenta a contabilidade. Sem ele, não há como saber como o dinheiro está sendo usado ou qual é a real situação financeira.

Registrar tudo o que entra e tudo o que sai é uma prática simples, mas que precisa ser feita com disciplina.

Cada vez que um dízimo, oferta ou doação é recebido, ele deve ser anotado com data, valor e, se possível, o nome da pessoa ou o tipo de contribuição.

O mesmo vale para as despesas: cada pagamento deve ser registrado com a mesma atenção. Vale tanto para contas fixas quanto para compras pontuais ou despesas de eventos.

Você pode usar uma planilha no computador, um caderno específico ou até um sistema digital mais completo. O formato não é o mais importante.

O que importa é que exista um controle claro, organizado e que possa ser conferido por outras pessoas, se necessário.

Registrar mensalmente evita o acúmulo de informações e ajuda a manter tudo sob controle.

Quando você atualiza os dados com frequência, consegue identificar com mais facilidade quando algo está fora do padrão, como um gasto que fugiu do orçamento ou uma arrecadação abaixo do esperado.

Além disso, manter esse registro atualizado facilita o trabalho do contador e agiliza a elaboração de relatórios.

Isso também fortalece a confiança dos membros, pois mostra que há uma gestão responsável dos recursos.

5. Gere relatórios contábeis com frequência

Os relatórios contábeis são ferramentas valiosas para acompanhar a saúde financeira da igreja.

Eles mostram, de forma clara, como está o fluxo de caixa, quais são os principais gastos e se há sobra ou déficit no mês.

Mesmo que você não entenda muito de contabilidade, é importante acompanhar esses dados.

O ideal é gerar relatórios mensalmente. Assim, é possível identificar tendências, antecipar problemas e tomar decisões com mais segurança.

Por exemplo, se os relatórios mostram que a arrecadação está caindo, a liderança pode pensar em ações para envolver mais a comunidade ou ajustar os gastos.

Entre os principais relatórios que podem ser elaborados estão: o demonstrativo de receitas e despesas, o fluxo de caixa e o balanço financeiro do período.

Esses documentos ajudam a visualizar para onde está indo o dinheiro e o que está voltando como resultado.

Esses relatórios não precisam ser complexos. Muitas vezes, uma planilha bem montada ou um sistema simples de gestão já é suficiente para gerar dados úteis. O importante é que os números estejam corretos e reflitam a realidade da igreja.

É interessante, também, apresentar esses relatórios para os membros da diretoria ou conselho. Isso cria um ambiente de transparência e fortalece a responsabilidade coletiva na gestão.

Quando todos têm acesso às informações, o compromisso com a boa administração aumenta.

6. Entregue as obrigações legais em dia

Mesmo sendo uma instituição religiosa, ela precisa cumprir algumas obrigações legais todos os anos.

Elas variam de acordo com o tamanho do templo e com as exigências da Receita Federal e demais órgãos.

E, mesmo que ela não pague impostos como uma empresa, ela precisa prestar contas sobre o que recebe e como utiliza esses recursos.

Uma das obrigações mais comuns é a entrega da declaração de isenção de impostos.

Isso mostra ao governo que a igreja está funcionando como uma entidade sem fins lucrativos e cumpre os requisitos para continuar isenta. Se essa declaração não for feita, ela pode perder esse direito.

Também pode ser necessário entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD), dependendo do volume de recursos movimentados.

Além disso, a atualização do cadastro no sistema da Receita e em órgãos municipais deve ser feita sempre que houver mudanças na diretoria ou no estatuto.

Essas entregas são técnicas e, por isso, o apoio do contador é essencial aqui. Mas é responsabilidade da igreja fornecer todas as informações e documentos necessários para que o profissional possa cumprir os prazos corretamente.

Manter um calendário com essas obrigações ajuda a não perder prazos. Coloque lembretes com datas importantes e combine com o contador como será o envio de documentos.

Boas práticas de gestão financeira 

Mais do que seguir obrigações legais, manter uma boa gestão financeira é uma questão de responsabilidade. A igreja lida com recursos que vêm da fé e da generosidade das pessoas.

Por isso, é fundamental ter um cuidado especial com cada centavo que entra e sai.

A primeira boa prática é separar completamente as finanças da igreja das finanças pessoais dos líderes ou voluntários.

Isso evita confusão e protege a integridade da instituição. Toda movimentação deve ser feita em nome da igreja, com registros claros.

Outra recomendação importante é estabelecer controles internos. Isso significa que mais de uma pessoa deve ser responsável pelas finanças.

Por exemplo, uma pessoa faz o pagamento e outra confere. Esse tipo de prática reduz o risco de erros e até de desvio de dinheiro, mesmo que de forma não intencional.

É interessante também apresentar relatórios financeiros aos membros com uma certa frequência. Isso fortalece a confiança e mostra transparência.

Não é preciso entrar em detalhes técnicos. Uma apresentação simples, com o total arrecadado e os principais gastos, já é suficiente.

Organizar um orçamento anual é outra boa ideia. Com ele, a igreja pode planejar as despesas e se preparar para imprevistos. Esse planejamento ajuda a evitar dívidas e garante que os recursos serão usados com sabedoria.

Por fim, é sempre válido investir na capacitação dos responsáveis pela área financeira.

Participar de cursos, palestras ou até encontros com outras igrejas pode abrir os olhos para novas soluções e ferramentas que tornam a gestão mais simples e eficiente.

Soluções Contili Contabilidade Campo Grande para você

Se você chegou até aqui, já entendeu que manter a contabilidade da sua igreja em dia não é algo opcional, mas sim uma necessidade para garantir a legalidade, a transparência e o bom funcionamento da instituição.

Organizar documentos, registrar movimentações, acompanhar relatórios e cumprir com as obrigações legais exige tempo, atenção e conhecimento específico. E é exatamente aí que contar com o apoio de um contador faz toda a diferença.

Para quem está em Campo Grande e busca um contador de confiança, que entenda a sua realidade e ofereça um atendimento próximo, a escolha certa pode transformar a rotina da sua instituição.

Ter um contador  que conheça não só as obrigações legais, mas também os desafios práticos do dia a dia, ajuda a tornar a gestão mais leve, eficiente e segura.

Não se trata apenas de manter os números em ordem, mas de ter clareza sobre as finanças e segurança para tomar decisões importantes.

Além disso, quando você escolhe trabalhar com um contador que atua com foco em entidades sem fins lucrativos, como igrejas, você garante que todas as particularidades da sua instituição serão respeitadas.

Isso significa relatórios claros, orientações precisas e o suporte necessário em cada etapa do processo contábil.

E isso vale ainda mais se sua igreja já movimenta valores significativos ou pretende crescer, desenvolver novos projetos e captar recursos de forma mais estruturada.

É por isso que a Contili Contabilidade pode ser a parceira ideal. Atuamos com dedicação, ética e conhecimento especializado, oferecendo muito mais do que o básico da contabilidade.

Acreditamos que um bom contador em Campo Grande deve estar ao lado da igreja, ajudando a construir uma gestão sólida, com mais controle e menos preocupações.

Se você busca esse tipo de apoio, entre em contato conosco agora mesmo.